Arbeitszeiterfassung: gesetzliche Pflichten im Reinigungsbetrieb

In der Gebäudereinigung liegt der Anteil sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung liegt laut BIV bei 70,9 Prozent, und der Einstiegs-Branchenmindestlohn beträgt ab 2026 15 Euro je Stunde (BIV, Pressemitteilung vom 13.06.2025). Jede dieser Stunden muss nachweisbar sein. Dieser Ratgeber ordnet die Gesetze, die dafür gelten, und zeigt, wo Reinigungsbetriebe bei Prüfungen tatsächlich stolpern.

Welche Pflicht gilt für dich?

Für Reinigungsbetriebe greifen drei Regelwerke ineinander. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass der Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet ist, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG, 1 ABR 22/21). Das ist die allgemeine Grundlage, sie gilt nicht nur für die Gebäudereinigung.

Dazu kommen zwei Spezialvorschriften. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Absatz 2, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das Mindestlohngesetz verlangt in § 17 Absatz 1 mehr: Für Beschäftigte in den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen und für geringfügig Beschäftigte sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das Gebäudereinigungsgewerbe steht ausdrücklich in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

In der Praxis heißt das: Du brauchst kein Sonderwissen, du brauchst ein Verfahren, das täglich Beginn und Ende erfasst und die Daten rechtzeitig sichert. Wie die Erfassung im Alltag aussehen kann und welche Stolperfallen bei Apps lauern, beschreibt der Ratgeber zur Zeiterfassung für Reinigungskräfte. Dieser Beitrag legt den Schwerpunkt auf den rechtlichen Rahmen.

Was verlangt das Mindestlohngesetz?

§ 17 Absatz 1 MiLoG ist für Reinigungsbetriebe die strengste Vorschrift. Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Nach Absatz 2 sind die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten, und auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung.

Drei Punkte werden in der Praxis häufig unterschätzt. Erstens genügt die bloße Stundensumme nicht, das Gesetz nennt Beginn, Ende und Dauer. Zweitens ist die Sieben-Tage-Frist eine Frist für die Aufzeichnung, nicht für die Lohnabrechnung: Ein Stundenzettel, der erst zum Monatsende eingesammelt wird, kann zu spät sein. Drittens gilt die Pflicht für die gesamte Belegschaft, auch für Minijobber.

Dass die Aufzeichnung genau sein muss, hat auch eine wirtschaftliche Seite. Der Nachweis der geleisteten Stunden ist die Grundlage dafür, dass du den Mindestlohn beziehungsweise den Tariflohn korrekt zahlst. Welche Beträge 2026 gelten, steht im Ratgeber zum Tariflohn in der Gebäudereinigung und, nach Entgeltgruppen aufgeschlüsselt, im Ratgeber zu den Lohngruppen.

Welche Grenzen setzt das Arbeitszeitgesetz?

Das Arbeitszeitgesetz regelt nicht, wie du erfasst, sondern was die erfassten Zeiten einhalten müssen. Nach § 3 darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Hinzu kommen die Pausen und die Ruhezeit. § 4 ArbZG verlangt Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit und von 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden. Nach § 5 ArbZG muss nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden liegen.

Für die Reinigung hat das Folgen, die nicht jedem sofort einfallen. Wer morgens um fünf ein Objekt und abends um sieben ein zweites reinigt, kann bei geteilten Diensten schnell an die Grenzen aus § 3 und § 5 stoßen. In den Betrieben, die wir begleiten, passiert das meist dort, wo Mitarbeiter mehrere Objekte pro Tag bedienen und niemand die Summe über alle Einsätze im Blick hat. Eine vollständige Erfassung macht solche Überschreitungen sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Wie du Touren so planst, dass Zeiten und Wege zusammenpassen, zeigt der Ratgeber zur Tourenplanung und Einsatzplanung.

Was muss in der Aufzeichnung stehen?

Das Mindestlohngesetz nennt drei Angaben: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das ist der gesetzliche Kern. Damit eine Aufzeichnung im Alltag brauchbar ist, empfehlen sich zusätzliche Angaben, die zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind, dir aber bei Rückfragen und bei der Lohnabrechnung helfen.

• Pflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem.
• Sinnvoll im Alltag: das Objekt, an dem gearbeitet wurde, damit du Zeiten später Aufträgen zuordnen kannst.
• Sinnvoll im Alltag: Pausenzeiten, damit du die Vorgaben aus § 4 ArbZG belegen kannst.
• Sinnvoll im Alltag: Hinweise auf Korrekturen, mit Datum und Namen desjenigen, der geändert hat.

Dass Pausen und Objektzuordnung nicht im Gesetzestext der Mindestlohnvorschrift stehen, ist eine Empfehlung aus der Praxis und keine Rechtspflicht. Wer sie weglässt, erfüllt § 17 MiLoG formal trotzdem, verliert aber Belege, wenn es später um Pausen oder um die Kalkulation eines Objekts geht. Wie du Nachkalkulation und Objektcontrolling aufbaust, steht im Ratgeber zum Objektcontrolling.

Wer trägt die Verantwortung?

Nach dem Wortlaut der Gesetze trifft die Pflicht den Arbeitgeber. § 16 Absatz 2 ArbZG und § 17 Absatz 1 MiLoG sprechen jeweils vom Arbeitgeber. In der Praxis tragen oft die Beschäftigten selbst ein, etwa per Smartphone am Objekt. Weil das Gesetz den Arbeitgeber verpflichtet, solltest du Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit selbst kontrollieren.

Das klingt selbstverständlich, hat in der Praxis aber Konsequenzen. Wer Objektleiter oder Vorarbeiter mit dem Einsammeln betraut, braucht eine feste Regel, bis wann was abgegeben wird, und eine Kontrolle, ob es geschieht. Wie du solche Rollen in einem wachsenden Betrieb verteilst, beschreibt der Ratgeber zum Objektleiter in der Gebäudereinigung.

Ein Sonderfall ist der Einsatz von Subunternehmern. Was dabei für dich als Auftraggeber gilt, beschreibt der Ratgeber zum Einsatz von Subunternehmern in der Reinigung.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Hast du einen Betriebsrat, berührt die Zeiterfassung dessen Rechte. § 87 Absatz 1 BetrVG nennt unter anderem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen (Nummer 2) sowie die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (Nummer 6). Das Mitbestimmungsrecht besteht nur, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Das Bundesarbeitsgericht hat in der Entscheidung 1 ABR 22/21 festgestellt, dass der Betriebsrat die Einführung eines Zeiterfassungssystems nicht mithilfe der Einigungsstelle erzwingen kann, weil die Pflicht bereits gesetzlich geregelt ist. Für die Ausgestaltung im Einzelnen, etwa welches Gerät oder welche App, solltest du dich dennoch vorab rechtlich beraten lassen. Gibt es in deinem Betrieb keinen Betriebsrat, gelten die gesetzlichen Pflichten unverändert.

Welche Folgen drohen bei Verstößen?

Die Gesetze sehen Geldbußen vor. Wer Aufzeichnungen nach § 17 Absatz 1 Satz 1 MiLoG nicht, nicht richtig oder nicht vollständig erstellt, handelt ordnungswidrig (§ 21 Absatz 1 Nummer 8 MiLoG). Der Bußgeldrahmen liegt nach § 21 Absatz 3 MiLoG bei bis zu 50.000 Euro. Beim Arbeitszeitgesetz kann ein Verstoß gegen § 16 Absatz 2 nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Das sind Höchstrahmen, die tatsächliche Höhe hängt vom Einzelfall ab.

Neben dem Bußgeld gibt es die praktische Seite: In der Praxis erleichtern vollständige Aufzeichnungen auch die Klärung von Streit über Stunden und Lohn. Wie eine Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit abläuft und worauf du dich vorbereiten solltest, steht im Ratgeber zur Zollprüfung in der Gebäudereinigung.

Wie setzt du die Erfassung im Alltag um?

Ein praxistaugliches Verfahren besteht in der Regel aus vier Bausteinen: einer Regel, wer wann einträgt, einem Weg, auf dem die Daten ohne Medienbruch beim Betrieb ankommen, einer Kontrolle auf Vollständigkeit und einer Ablage, die zwei Jahre überdauert. Ein Smartphone mit der Möglichkeit, am Objekt Beginn und Ende zu erfassen, ist dafür für viele Betriebe der praktikabelste Weg. Wichtig ist, die Frage von Datenschutz und Mitbestimmung vorab zu klären.

Ebenso wichtig ist, dass die erfassten Zeiten nicht in einem Insel-System liegen. Wenn Stunden, Objekte, Einsatzplan und Rechnung aus denselben Daten entstehen, sparst du Abstimmung und vermeidest Zahlendreher. Mehr zu diesem Gedanken im Ratgeber zu CRM und Software für Reinigungsfirmen.

Wer neue Mitarbeiter einstellt, sollte die Erfassungsregeln gleich im Vertrag und in der Einarbeitung verankern. Welche Angaben ein Arbeitsvertrag in der Reinigung enthalten muss, zeigt der Ratgeber zum Arbeitsvertrag für Reinigungskräfte, und das Einstellungsverfahren im Ganzen beschreibt der Ratgeber Reinigungskraft einstellen.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in der Gebäudereinigung klar: Beginn, Ende und Dauer pro Tag, aufgezeichnet bis zum siebten Folgetag, mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Das Arbeitszeitgesetz setzt zusätzlich Grenzen, deren Einhaltung du nur belegen kannst, wenn du vollständig erfasst. Wer ein verlässliches Verfahren hat, spart sich Ärger bei Prüfungen und Streit über Stunden.

Reinigungsmarketing hilft Reinigungsunternehmen, neue Gewerbekunden zu gewinnen, damit die Stunden, die du sauber dokumentierst, auch planbar ausgelastet sind. Einen Überblick findest du unter Leistungen für Reinigungsfirmen.