Zollprüfung in der Gebäudereinigung: darauf achtet die FKS

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) darf Reinigungsbetriebe angekündigt oder unangekündigt prüfen, auch direkt im Kundenobjekt (§ 3 SchwarzArbG). Wer dann Arbeitszeiten, Meldungen und Ausweishinweise nicht sofort belegen kann, riskiert Bußgelder, selbst wenn der Lohn stimmt. Dieser Ratgeber zeigt, was geprüft wird und wie du vorbereitet bist.

Das Wichtigste in Kürze

→Die FKS prüft Meldungen, Mindest- und Branchenlohn, Aufenthaltserlaubnisse und Arbeitsbedingungen, angekündigt oder unangekündigt.
→Die Gebäudereinigung steht im Katalog des § 2a SchwarzArbG: Ausweispflicht, Sofortmeldung und Arbeitszeitaufzeichnung gelten für dich.
→Arbeitszeiten müssen spätestens bis zum siebten Folgetag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
→Bußgeldrahmen reichen von 1.000 Euro bis 500.000 Euro, abhängig vom Verstoß.
→Die meisten Probleme entstehen durch verstreute Unterlagen, nicht durch böse Absicht.

Wer prüft in der Gebäudereinigung?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ist Teil der Zollverwaltung und prüft nach § 2 SchwarzArbG, ob Meldepflichten erfüllt, Mindestlohn und Branchenmindestlohn eingehalten und Beschäftigte rechtmäßig eingesetzt werden. Das Gebäudereinigungsgewerbe steht ausdrücklich im Katalog des § 2a SchwarzArbG. Für euch gelten deshalb besondere Pflichten.

Zwei Zahlen erklären, warum Lohn und Beschäftigung im Fokus stehen: Laut BIV, Branchenreport 2025 liegt der Lohnkostenanteil in der Gebäudereinigung im Schnitt bei 85 Prozent. Wo der Lohn so dominiert, ist er ein naheliegender Prüfpunkt. Außerdem beschäftigen viele Betriebe internationale Teams: Nach derselben BIV-Quelle haben 47,4 Prozent der Beschäftigten keinen deutschen Pass. Saubere Unterlagen zur Beschäftigungserlaubnis gehören deshalb zum Handwerkszeug jedes Betriebs.

In den Betrieben, die wir begleiten, erleben wir selten böse Absicht. Meist liegen die Probleme in verstreuten Unterlagen: Stundenzettel im Auto, Verträge im Ordner der Buchhaltung, Ausweiskopien auf einem alten Laptop. Genau das lässt sich ändern, bevor jemand vor der Tür steht.

Was prüft die FKS konkret?

Der Prüfauftrag steht in § 2 SchwarzArbG. Er ist breiter, als viele Betriebsinhaber denken. Es geht nicht nur um Schwarzarbeit im klassischen Sinn, sondern um die gesamte Beschäftigungs- und Lohnkette. Die wichtigsten Punkte aus dem Gesetzestext:

Erfüllung der Meldepflichten nach § 28a SGB IV (also Anmeldung und Meldungen zur Sozialversicherung)
Zu Unrecht bezogene Sozialleistungen nach SGB II und SGB III
Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern entgegen den Vorgaben des Aufenthaltsgesetzes und des SGB III
Arbeitnehmerüberlassung ohne Erlaubnis oder entgegen den gesetzlichen Bestimmungen
Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz
Ausbeuterische Arbeitsbedingungen

Für euch ist der vorletzte Punkt besonders greifbar: Neben dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde (2026) gilt in der Gebäudereinigung ein höherer Branchenmindestlohn. Der Einstiegslohn in Lohngruppe 1 liegt 2026 laut BIV bei 15,00 Euro. Wer nur den gesetzlichen Mindestlohn zahlt, kann bei der Prüfung trotzdem unter dem Branchenlohn liegen. Wie sich beide Werte unterscheiden, erklären wir im Beitrag zum Tariflohn in der Gebäudereinigung 2026.

Dokumente und Auswertungen auf einem Schreibtisch, Symbolbild für Prüfunterlagen in der Gebäudereinigung — Bild: Pexels. Prüfer interessieren sich für Unterlagen, aus denen Umfang, Art und Dauer der Beschäftigung hervorgehen.

Welche Unterlagen müssen bereitliegen?

§ 3 SchwarzArbG erlaubt der FKS, Einsicht in alle Unterlagen und Daten zu nehmen, aus denen Umfang, Art oder Dauer von Beschäftigungsverhältnissen hervorgehen können. Das gilt angekündigt wie unangekündigt. Konkret ausdrücklich geregelt sind vor allem drei Pflichten, die in der Gebäudereinigung gelten.

Pflicht	Rechtsgrundlage	Kern der Regel
Sofortmeldung	§ 28a Abs. 4 SGB IV	Der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses wird spätestens bei Aufnahme der Arbeit an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet.
Arbeitszeit aufzeichnen	§ 17 MiLoG	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetages aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt.
Ausweis mitführen	§ 2a SchwarzArbG	Beschäftigte führen Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument mit. Der Arbeitgeber weist jede Person vorher nachweislich schriftlich darauf hin und bewahrt den Hinweis auf.

Hinzu kommt: Nach § 17 MiLoG sind die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten, auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung. Genau hier entstehen Probleme. Die Unterlagen existieren, aber sie liegen im Büro, während das Team im Objekt steht.

Aus dem Prüfauftrag leiten wir für die Praxis diese Grundausstattung je Mitarbeiter ab:

Arbeitsvertrag und aktuelle Entgeltabrechnungen
Nachweis der Sofortmeldung und der Anmeldung zur Sozialversicherung
Arbeitszeitaufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer
Schriftlicher, vom Mitarbeiter bestätigter Hinweis zur Ausweispflicht nach § 2a SchwarzArbG
Bei Beschäftigten aus Drittstaaten: die Nachweise zur Arbeitserlaubnis, deren Umfang das Aufenthaltsgesetz regelt (im Zweifel bei der Ausländerbehörde nachfragen)
Einsatzplan, aus dem hervorgeht, wer wann in welchem Objekt war

Mehr zur vertraglichen Seite findest du im Ratgeber zum Arbeitsvertrag für Reinigungskräfte. Und wer bei freien Mitarbeitern unsicher ist, sollte den Beitrag zur Scheinselbstständigkeit in der Reinigung lesen, denn die FKS schaut auch dort genau hin.

Wie läuft eine Prüfung am Objekt ab?

Die FKS darf nach § 3 SchwarzArbG Geschäftsräume und Grundstücke von Arbeitgebern und Auftraggebern während der Arbeits- oder Geschäftszeiten betreten, angekündigt oder unangekündigt. Wer bei Dritten arbeitet, fällt ebenfalls darunter. Ein Reinigungsteam im Kundenobjekt kann also direkt vor Ort angesprochen werden. Auf euch kommt dann eine Duldungs- und Mitwirkungspflicht nach § 5 SchwarzArbG zu.

Was heißt das praktisch? Die Prüfer können Auskünfte zu den Beschäftigungsverhältnissen einholen, Ausweise sehen wollen und Unterlagen einsehen. Mitarbeiter können dabei direkt befragt werden: seit wann sie arbeiten, wie viele Stunden, für wen. Deshalb sollte jedes Teammitglied seinen Einsatz erklären können, ohne nachzufragen.

Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Ruhe bewahren und kooperieren. Eine Prüfung ist Routine, keine Anklage. Zweitens: Benenne vorab eine feste Ansprechperson, die Unterlagen zeigen darf, zum Beispiel Objektleitung oder Büro. Wie du Verantwortung im Betrieb sauber verteilst, zeigt der Beitrag zur Rolle des Objektleiters. Das Gesetz räumt außerdem ein, dass Auskünfte verweigert werden können, wenn sie dich oder Angehörige der Gefahr strafrechtlicher Verfolgung aussetzen würden (§ 5 SchwarzArbG). Ob das im Einzelfall greift, klärt ein Rechtsanwalt, nicht der Vorarbeiter vor Ort.

Zwei Personen unterschreiben einen Vertrag am Tisch, Symbolbild für Arbeitsverträge und Hinweise in der Gebäudereinigung — Bild: Pexels. Unterschriebene Hinweise und Verträge gehören in jede Personalakte.

Welche Bußgelder drohen?

Die Rahmen sind hoch, aber sie unterscheiden sich stark je nach Verstoß. Nach § 21 MiLoG kann die Nichtzahlung des Mindestlohns mit bis zu 500.000 Euro geahndet werden. Eine fehlende, falsche oder verspätete Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 Abs. 1 kann bis zu 50.000 Euro kosten. Andere Verstöße gegen das Mindestlohngesetz liegen im Rahmen bis 30.000 Euro.

Im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind die Rahmen für die Alltagspflichten niedriger, aber nicht trivial. Laut § 8 SchwarzArbG kann es bis zu 5.000 Euro kosten, wenn der Ausweis nicht mitgeführt oder nicht vorgelegt wird. Wer die Prüfung nicht duldet oder nicht mitwirkt, riskiert bis zu 30.000 Euro. Fehlt der schriftliche Hinweis des Arbeitgebers, liegt der Rahmen bei bis zu 1.000 Euro.

Bußgeldrahmen nach § 21 Abs. 3 MiLoG und § 8 Abs. 5 SchwarzArbG, Stand der Gesetzestexte Oktober 2026. Der tatsächliche Betrag hängt vom Einzelfall ab.

Wichtig: Das sind Obergrenzen, keine Festbeträge. Wie hoch ein Bußgeld ausfällt, entscheidet die Behörde im Einzelfall. Trotzdem lohnt der Blick auf die Reihenfolge. Die teuersten Verstöße betreffen den Lohn, die Dokumentation ist die naheliegende Stolperstelle. Wer die Dokumentation im Griff hat, kann auch bei der Lohnfrage jederzeit belegen, dass alles stimmt.

Welche Fehler passieren in der Praxis?

Aus der Zusammenarbeit mit Reinigungsbetrieben kennen wir die Muster, die bei einer Prüfung Probleme bereiten. Sie sind fast immer organisatorischer Natur:

Stundenzettel werden gesammelt und erst am Monatsende erfasst. Die Frist von sieben Tagen nach § 17 MiLoG ist dann längst gerissen.
Der Hinweis zur Ausweispflicht fehlt oder ist nicht unterschrieben abgelegt.
Springer und Aushilfen werden kurzfristig eingesetzt, die Sofortmeldung kommt zu spät oder gar nicht.
Die Unterlagen liegen beim Steuerberater oder Lohnbüro und sind im Objekt nicht greifbar.
Eingesetzte Mitarbeiter und Einsatzplan weichen voneinander ab, weil Schichten mündlich getauscht werden.
Arbeitszeit am Objekt und abgerechnete Stunden passen nicht zusammen, etwa durch Pausen oder Fahrzeiten, die niemand erfasst hat.

Der letzte Punkt zeigt, warum Zeiterfassung mehr ist als Pflichtübung. Wer Arbeitszeiten sauber erfasst, kalkuliert auch besser. Wie das gelingt, steht im Ratgeber zur Zeiterfassung für Reinigungskräfte, und für die Kundenseite zeigt der Beitrag zu digitalen Leistungsnachweisen, wie Einsätze belegt werden.

Wie bereitest du dich systematisch vor?

Eine Prüfung lässt sich nicht aufschieben, aber sie lässt sich planbar machen. Der Kern: Alles, was nach Gesetz erfasst, gemeldet oder aufbewahrt werden muss, gehört an einen festen Ort, den mehrere Personen erreichen. Ein Fahrplan, der sich in unseren Projekten bewährt hat:

Bestandsaufnahme: Liste alle Beschäftigten mit Vertrag, Anmeldung, Hinweis zur Ausweispflicht und gegebenenfalls Arbeitserlaubnis. Fehlende Dokumente sofort nachholen.
Arbeitszeit täglich erfassen: Beginn, Ende und Dauer am selben Tag, nicht rückwirkend. Die Frist nach § 17 MiLoG ist die Obergrenze, nicht das Ziel.
Sofortmeldung als Pflichtschritt: Beim Einstellen, auch bei Springern, vor dem ersten Arbeitstag erledigen.
Prüfmappe pro Objekt: Einsatzplan, aktuelle Teamliste und Ansprechperson je Objekt griffbereit, digital oder als Mappe.
Team briefen: Jeder Mitarbeiter weiß, dass er den Ausweis mitführt und wie er seinen Einsatz beschreibt.
Quartalscheck: Alle drei Monate stichprobenartig Zeiten, Abrechnungen und Einsatzplan abgleichen.

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Dienstag, 06:40 Uhr. Der Zoll steht im Objekt, und deine Unterlagen liegen im Büro.

Dein Team reinigt gerade ein Bürogebäude, als zwei Prüfer der FKS die Teamliste sehen wollen. Der Einsatzplan steckt in einer WhatsApp-Gruppe, die Stundenzettel der letzten Woche im Auto, der Ausweishinweis in einem Ordner bei der Buchhaltung. Du erreichst die Büroleitung nicht. Aus einer Routineprüfung wird ein langer Vormittag, und der Kunde bekommt es mit.

✓Mitarbeiter, Objekte, Einsatzplan und Zeiten in einem System statt in fünf Ordnern
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Agency-Flow ersetzt keine rechtliche Beratung und prüft nicht für dich, ob alle gesetzlichen Pflichten erfüllt sind. Aber es sorgt dafür, dass die Unterlagen, auf die es ankommt, an einem Ort liegen und jederzeit abrufbar sind. Wie ein CRM für Reinigungsbetriebe aufgebaut ist, liest du im Beitrag zur CRM Software für Reinigungsfirmen.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft wird eine Gebäudereinigung vom Zoll geprüft?

Eine verlässliche Prüfhäufigkeit für einzelne Betriebe lässt sich nicht nennen. Die FKS darf nach § 3 SchwarzArbG angekündigt oder unangekündigt prüfen, auch im Kundenobjekt. Plane deshalb so, dass Unterlagen jederzeit vollständig und griffbereit sind, nicht erst nach einer Ankündigung.

Müssen Reinigungskräfte den Ausweis dabeihaben?

Ja, bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen. Das Gebäudereinigungsgewerbe steht im Katalog des § 2a SchwarzArbG. Beschäftigte müssen Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument mitführen und auf Verlangen vorzeigen. Der Arbeitgeber muss sie vorher schriftlich und nachweislich darauf hinweisen und den Hinweis aufbewahren. Verstöße können nach § 8 SchwarzArbG Bußgelder auslösen.

Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?

Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetages aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für die Kontrolle erforderliche Unterlagen müssen zudem im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden.

Reichen handschriftliche Stundenzettel für die Prüfung aus?

Absatz 1 von § 17 MiLoG nennt keine bestimmte Form. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer vollständig und rechtzeitig vorliegen. Zettel gehen im Alltag aber leicht verloren oder werden spät erfasst. Eine digitale Erfassung macht Fristen leichter einzuhalten. Bei Zweifeln im Einzelfall berät ein Rechtsanwalt.

Worauf sollte man bei Software für die Dokumentation achten?

Wichtig sind eine zeitnahe Erfassung von Arbeitszeiten, ein zentraler Ort für Verträge und Einsatzpläne sowie schneller Zugriff auch unterwegs. Prüfe, ob Mitarbeiterdaten sauber geschützt sind. Wir bieten dafür Agency-Flow an, das CRM für Reinigungsbetriebe. Rechtliche Prüfungen ersetzt keine Software.

Fazit

Eine Zollprüfung kann jederzeit stattfinden, in einer Branche, in der Lohn den größten Kostenblock ausmacht. Die gute Nachricht: Die Pflichten sind überschaubar. Sofortmeldung, Arbeitszeit, Ausweishinweis, Lohn auf Branchenniveau und ein Ort, an dem alles liegt.

Wer das einmal sauber aufsetzt, arbeitet nicht nur sicherer, sondern auch professioneller gegenüber Kunden und Ausschreibern. Als Marketingagentur für Reinigungsbetriebe unterstützen wir dich dabei, aus dieser Professionalität neue Aufträge zu machen. Mehr zu unseren Angeboten findest du unter Leistungen.