Zeiterfassung für Reinigungskräfte: Pflicht, Fristen und Apps

Die Gebäudereinigung steht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich auf der Liste der Branchen mit besonderer Aufzeichnungspflicht. Für Reinigungsbetriebe heißt das: Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht müssen dokumentiert werden, spätestens sieben Tage danach, und zwar auch für jeden Minijob. Wer das mit Zetteln am Monatsende löst, riskiert bei einer Zollprüfung ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

Ist Zeiterfassung für Reinigungskräfte Pflicht?

Ja, und in der Gebäudereinigung sogar doppelt. Zum einen gilt die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird (BAG, 1 ABR 22/21). Das gilt unabhängig von Betriebsgröße und Branche.

Zum anderen greift die deutlich schärfere Sonderregel des Mindestlohngesetzes. Sie betrifft nur bestimmte Branchen, und die Gebäudereinigung gehört dazu. Damit gilt für dich nicht nur die Frage ob, sondern auch wie schnell und wie lange aufgezeichnet werden muss. Genau diese beiden Fristen sind es, an denen Betriebe bei einer Prüfung scheitern, nicht die Erfassung an sich.

Was schreibt das Mindestlohngesetz für die Gebäudereinigung vor?

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Sie müssen bei einer Prüfung im Inland vorgelegt werden können, und zuständig dafür ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

Drei Details werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens gilt die Pflicht auch für geringfügig Beschäftigte, also für genau die Gruppe, die in vielen Reinigungsbetrieben den größten Teil der Belegschaft ausmacht. Zweitens reicht die reine Stundensumme nicht, gefordert sind Beginn und Ende. Drittens ist die Sieben-Tage-Frist eine harte Grenze: Ein Stundenzettel, der erst zur Lohnabrechnung am Monatsende ausgefüllt wird, erfüllt die Anforderung für die ersten drei Wochen des Monats nicht mehr.

Daneben besteht die allgemeine Pflicht aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren. In der Praxis erledigt sich dieser Punkt mit, sobald du ohnehin vollständig erfasst.

Was droht bei fehlender oder falscher Aufzeichnung?

Wer Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt, handelt ordnungswidrig. Der Rahmen dafür steht in § 21 MiLoG: bis zu 30.000 Euro für Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Bereithaltungspflichten. Kommt ein Verstoß gegen den Mindestlohn selbst hinzu, reicht der Rahmen bis zu 500.000 Euro.

Die eigentliche Gefahr ist aber nicht das Höchstmaß, sondern die Beweislage. Wenn eine Reinigungskraft behauptet, regelmäßig zwei Stunden länger gearbeitet zu haben, und du keine belastbaren Aufzeichnungen hast, stehst du in einer schlechten Position. Ein sauber geführtes System ist deshalb kein Bürokratieaufwand, sondern deine Absicherung in beide Richtungen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Bislang nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss, eine bestimmte Form aber nicht vorgeschrieben ist. Je nach Tätigkeit und Betrieb kann auch eine Aufzeichnung auf Papier genügen. Ein Gesetz, das eine grundsätzlich elektronische Erfassung vorschreibt, ist bis heute nicht in Kraft. Ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes liegt vor, der genau das vorsieht, samt Übergangsfristen und Erleichterungen für kleine Betriebe (BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung).

Was heißt das für dich? Rechtlich darfst du weiter mit Papier arbeiten. Praktisch lohnt der Umstieg trotzdem, und zwar aus einem Grund, der nichts mit dem Gesetz zu tun hat: Papierzettel werden in der Reinigung fast nie innerhalb von sieben Tagen ausgefüllt. Sie werden erinnert. Und eine erinnerte Arbeitszeit ist im Zweifel keine Aufzeichnung, sondern eine Schätzung.

Welche Daten musst du konkret erfassen?

Gefordert sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem und Arbeitstag. Alles Weitere ist keine Pflicht, aber in der Gebäudereinigung dringend zu empfehlen, weil du dieselben Daten für Kalkulation und Nachkalkulation ohnehin brauchst. Wer nur die Gesamtstunden je Monat kennt, kann nie sagen, ob ein Objekt profitabel ist.

• Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, je Person und Tag
• Pflicht: Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre
• Sinnvoll: Zuordnung der Stunden zum jeweiligen Objekt, sonst fehlt die Grundlage für die Nachkalkulation
• Sinnvoll: Pausen getrennt ausweisen, damit die Nettoarbeitszeit nachvollziehbar bleibt
• Sinnvoll: Fahrzeiten zwischen zwei Objekten innerhalb einer Schicht getrennt erfassen

Beim Thema Fahrzeit lohnt genaues Hinsehen. Fahrten zwischen zwei Objekten während der Schicht gelten als Arbeitszeit. Bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort kann nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs auch die Fahrt zum ersten und vom letzten Einsatzort dazugehören (EuGH, Urteil vom 10.09.2015, Rechtssache C-266/14). Ob das auf deine Einsatzplanung zutrifft, hängt vom Einzelfall ab und gehört arbeitsrechtlich geklärt, bevor du es im Lohn abbildest.

Warum Stundenzettel in der Gebäudereinigung besonders oft scheitern

In kaum einer Branche ist Zeiterfassung so unpraktisch wie in der Reinigung. Deine Leute arbeiten nicht in einem Betrieb mit Terminal am Eingang, sondern verteilt auf fünf, zehn oder dreißig Objekte, oft früh morgens oder spät abends, häufig allein. Es gibt keinen Kollegen, der den Beginn bestätigt, und keinen Vorgesetzten vor Ort. Genau diese Struktur macht Papierzettel unzuverlässig.

Dazu kommen drei branchentypische Störfaktoren. Springer decken kurzfristig fremde Touren ab, sodass Objekt und Person nicht mehr zusammenpassen. Minijobs laufen an einer harten Entgeltgrenze, bei der eine falsch erfasste Stunde direkt sozialversicherungsrechtliche Folgen hat. Und Sonderleistungen wie eine kurzfristige Grundreinigung tauchen in der Planung gar nicht auf. In den Betrieben, die wir begleiten, sind es fast immer diese drei Fälle, in denen Stunden verschwinden oder doppelt gezählt werden.

Wie eng die Minijobgrenze mit der Stundenzahl zusammenhängt, rechnet der Leitfaden Erste Reinigungskraft einstellen vor. Und welcher Stundenlohn überhaupt anzusetzen ist, steht in der Übersicht zum Tariflohn Gebäudereinigung 2026.

Worauf solltest du bei einer Zeiterfassung für Reinigungsbetriebe achten?

Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang, sondern ob die Erfassung dort stattfindet, wo gearbeitet wird. Eine Lösung, die deine Reinigungskraft am Objekt mit zwei Klicks bedienen kann, wird benutzt. Eine, für die sie sich abends an den Rechner setzen müsste, wird es nicht. Prüfe deshalb zuerst die Bedienung durch die Person, die täglich damit arbeitet, und erst danach die Auswertungen für dich.

• Erfassung am Objekt, per Smartphone, ohne Schulungsaufwand und ohne feste Arbeitsstation
• Objektbezug der Stunden, damit Nachkalkulation und Rechnungsstellung dieselbe Datenbasis nutzen
• Mehrsprachige Bedienung, weil das in vielen Reinigungsteams über die Akzeptanz entscheidet
• Export für die Lohnabrechnung und für eine mögliche Prüfung, ohne Handarbeit in Tabellen
• Aufbewahrung über mindestens zwei Jahre, nachträglich nicht unbemerkt änderbar
• Datensparsamkeit: dauerhafte Standortverfolgung ist heikel und braucht eine saubere rechtliche Grundlage

Zum letzten Punkt ein deutlicher Hinweis: Eine App, die Mitarbeitende während der gesamten Schicht orten kann, ist nicht dasselbe wie eine Zeiterfassung. Beschäftigtendaten dürfen nur verarbeitet werden, soweit das für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 BDSG). Wähle im Zweifel die datensparsame Variante, sonst tauschst du ein Compliance-Problem gegen ein anderes.

Wie führst du Zeiterfassung ein, ohne das Team zu verlieren?

Der häufigste Fehler ist der Rundbrief mit dem Wort Kontrolle darin. Zeiterfassung wirkt für viele Reinigungskräfte zunächst wie Misstrauen, und wer das nicht auflöst, bekommt Widerstand statt Daten. Die bessere Reihenfolge ist banal, funktioniert aber: erklären, warum es sie schützt, dann einführen, dann konsequent bleiben.

1. Nutzen zuerst benennen. Erfasste Zeit heißt bezahlte Zeit. Wer regelmäßig länger bleibt, kann das erstmals belegen. Das ist kein Marketingsatz, sondern der Grund, warum Teams mitziehen.
2. Mit einer Tour starten. Ein Objekt, eine Woche, dann auswerten. So findest du die Stolpersteine bei drei Personen statt bei dreißig.
3. Rückfallebene definieren. Handy leer oder kein Empfang kommt vor. Lege vorher fest, wie in diesem Fall nachgetragen wird und wer es freigibt.
4. Wöchentlich kontrollieren, nicht monatlich. Die Sieben-Tage-Frist zwingt dich ohnehin dazu. Ein fester Termin am Montag reicht.
5. Führung sichtbar machen. Wenn Objektleitung und Inhaber selbst erfassen, verliert das Thema seinen Kontrollcharakter innerhalb weniger Wochen.

Wenn du die Zeiterfassung ohnehin anfasst, lohnt der Blick auf die übrigen Bausteine. Welche Systeme in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, zeigen der Überblick CRM und Software für Reinigungsfirmen und der Fahrplan zur Digitalisierung im Reinigungsgewerbe. Für die Rechenseite gehört der Stundensatz in der Gebäudereinigung dazu, denn erfasste Zeiten sind erst dann wertvoll, wenn du sie gegen deine Kalkulation hältst.

Häufig gestellte Fragen

Ist Zeiterfassung für Reinigungskräfte Pflicht?

Ja. Für die Gebäudereinigung gilt die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, weil die Branche in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich genannt ist. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgezeichnet werden. Unabhängig davon besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Bis wann muss die Arbeitszeit aufgezeichnet werden?

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Der Zoll kann sie im Rahmen einer Prüfung jederzeit verlangen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Bislang nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitszeit erfasst werden muss, aber keine bestimmte Form vorgeschrieben ist. Auch Aufzeichnungen auf Papier können genügen. Ein Gesetz, das eine grundsätzlich elektronische Erfassung vorschreibt, ist bisher nicht in Kraft, ein Entwurf liegt jedoch vor.

Welche Bußgelder drohen bei fehlender Aufzeichnung?

Wer Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann. Kommt ein Verstoß gegen den Mindestlohn selbst hinzu, liegt der Rahmen bei bis zu 500.000 Euro.

Worauf sollte man bei einer Zeiterfassung für Reinigungsbetriebe achten?

Wichtig sind Erfassung direkt am Objekt statt am Monatsende, eine Zuordnung der Stunden zum jeweiligen Objekt, Export der Daten für Lohnabrechnung und Prüfung, revisionssichere Aufbewahrung über zwei Jahre und ein datensparsames Vorgehen. Dauerhafte Standortverfolgung ist arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich heikel und sollte vorab geprüft werden.

Fazit: die Frist ist das Problem, nicht die Pflicht

Dass Arbeitszeit erfasst werden muss, ist in der Gebäudereinigung seit Jahren klar. Woran Betriebe scheitern, ist die Sieben-Tage-Frist in einem Alltag mit verteilten Objekten, Springern und Minijobs. Wer wöchentlich statt monatlich arbeitet und die Erfassung dorthin verlegt, wo gereinigt wird, erfüllt die Pflicht fast nebenbei und bekommt zusätzlich die Zahlen, mit denen sich Objekte überhaupt erst nachkalkulieren lassen.

Sobald die Grundlagen stehen, wird die nächste Frage interessanter: Wie kommen genug profitable Objekte herein, damit sich die saubere Organisation auch lohnt? Genau daran arbeitet Reinigungsmarketing mit Reinigungsunternehmen, exklusiv pro Region. Was dazugehört, steht auf der Leistungsübersicht.