Subunternehmer in der Reinigung: Chancen und Haftungsrisiken

Subunternehmer geben dir Kapazität, wenn ein Auftrag schneller wächst als dein Team. Sie kosten aber Kontrolle, und sie können dich teuer zu stehen kommen: Wer andere Unternehmer beauftragt, haftet für deren Mindestlohn wie ein Bürge. Weil der Lohnkostenanteil in der Gebäudereinigung im Schnitt bei 85 Prozent liegt (BIV), lohnt sich der Blick auf die Risiken genau dort. Dieser Ratgeber zeigt, wann Subunternehmer sinnvoll sind und was du regeln musst.

Wann lohnen sich Subunternehmer?

Sie lohnen sich, wenn du Kapazität kurzfristig brauchst oder eine Leistung nicht selbst vorhalten willst. Typische Fälle sind Auftragsspitzen, Spezialarbeiten wie Glas und Fassade, Einsätze außerhalb deines Gebiets und der Start in einem neuen Objekt, bevor du eigenes Personal eingestellt hast. Du vermeidest Fixkosten und kannst Aufträge annehmen, die sonst abgelehnt werden müssten.

Die Kehrseite: Du gibst Steuerung ab. Der Subunternehmer entscheidet, wen er schickt, und der Kunde sieht trotzdem dein Logo. Margen sind knapper, weil du seinen Gewinn mitbezahlst, und die Abhängigkeit wächst, wenn ein Objekt nur mit einem Partner läuft. In den Betrieben, die wir begleiten, funktioniert es am besten, wenn Subunternehmer ergänzen und nicht das Kerngeschäft tragen.

Wie du die Marge im Blick behältst, zeigt der Beitrag zur Marge im Reinigungsunternehmen. Ob Wachstum über Fremdleister oder eigenes Personal besser passt, klärt der Ratgeber zum Skalieren der Reinigungsfirma.

Wofür haftest du als Auftraggeber?

Du haftest für das Mindestentgelt deines Subunternehmers und seiner Nachunternehmer. Das regelt § 14 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes: Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit Werk oder Dienstleistungen beauftragt, haftet für dessen Pflicht zur Zahlung des Mindestentgelts an Arbeitnehmer und von Beiträgen an gemeinsame Einrichtungen der Tarifvertragsparteien wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat (§ 14 AEntG). Für das Mindestentgelt zählt dabei nur der Nettobetrag. Für den allgemeinen Mindestlohn verweist § 13 MiLoG auf diese Vorschrift.

Das Gebäudereinigerhandwerk steht als Branche in § 4 AEntG. Praktisch heißt das: Zahlt dein Subunternehmer seinen Mitarbeitern zu wenig, können sie sich an dich halten. Die Haftung greift auch über mehrere Stufen, wenn dein Subunternehmer selbst weitervergibt.

Zur Orientierung bei den Zahlen: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 2026 13,90 Euro je Stunde (BMAS), der Tariflohn der Lohngruppe 1 im Gebäudereiniger-Handwerk 15,00 Euro (BIV). Beide Werte sind nicht dasselbe. Welcher Mindestanspruch für die Mitarbeiter deines Subunternehmers gilt, hängt vom Einzelfall ab. Wie sich die Lohnstufen unterscheiden, zeigt der Beitrag zum Tariflohn 2026.

Wer haftet gegenüber dem Kunden?

Gegenüber deinem Kunden haftest du, auch wenn der Fehler beim Subunternehmer passiert. Nach § 278 BGB hat der Schuldner ein Verschulden von Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeit bedient, in gleichem Umfang zu vertreten wie eigenes Verschulden. Ein beschädigter Boden, ein verlorener Schlüssel, ein vergessenes Treppenhaus: Der Kunde wendet sich an dich.

Ob du dir das Geld beim Subunternehmer zurückholen kannst, hängt vom Vertrag und von seiner Zahlungsfähigkeit ab. Deshalb gehören Haftpflichtversicherung mit passender Deckungssumme, Freistellung und Nachweise in den Vertrag. Prüfe außerdem deine eigene Police: Welche Schäden durch Fremdleister sind abgedeckt? Hilfe bei den Fragen an deinen Versicherer bietet der Beitrag zur Haftpflichtversicherung.

Schau auch in deinen Hauptvertrag. Prüfe dort, ob eine Weitergabe an Subunternehmer erlaubt ist oder der Zustimmung deines Kunden bedarf. Hinweise zur Vertragsgestaltung gibt der Ratgeber zum Reinigungsvertrag.

Wie prüfst du Subunternehmer vorab?

Du prüfst, ob der Partner ein echtes Unternehmen ist, das seine Pflichten erfüllt. Fordere zuerst die Gewerbeanmeldung an. Frag dann nach eigenem, angemeldetem Personal, nach der Haftpflichtversicherung und nach Referenzen. Du kannst dir außerdem Bescheinigungen zeigen lassen, etwa zur Beitragszahlung bei den Sozialversicherungsträgern und zur Berufsgenossenschaft. Ob und welche Bescheinigung in deinem Fall sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Hol dir im Zweifel Rat bei Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Verlass dich nicht nur auf eine Erklärung. Lass dir die Einhaltung des Mindestlohns schriftlich zusichern und prüfe stichprobenartig, ob Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise existieren. Frag, wie der Partner seine Stunden dokumentiert. Das ist unbequem, gibt dir aber Belege, falls der Zoll nachfragt. Die Haftung nach § 14 AEntG nimmt dir das nicht ab. Was dabei geprüft wird, beschreibt der Beitrag zur Zollprüfung in der Gebäudereinigung.

• Gewerbeanmeldung: Es gibt ein Unternehmen mit eigener Anmeldung und eigenem Namen.
• Personal und Meldungen: Er hat angemeldete Mitarbeiter oder arbeitet als Einzelunternehmer tatsächlich selbst.
• Versicherung: Haftpflicht mit nachweisbarer Deckung für die vereinbarte Leistung.
• Mindestlohn: Schriftliche Zusicherung und Stichproben bei Lohn und Arbeitszeit.
• Referenzen: Erfahrung mit vergleichbaren Objekten und erreichbare Ansprechpartner.

Wo liegt die Grenze zur Scheinselbstständigkeit?

Die Grenze liegt dort, wo ein Subunternehmer in Wirklichkeit wie ein Mitarbeiter arbeitet. Entscheidend ist die gelebte Praxis, nicht der Vertragstitel. Gibst du feste Zeiten vor, stellst Material und Schlüssel, erteilst Weisungen im Alltag und ist er faktisch nur für dich tätig, spricht das gegen eine echte Selbstständigkeit. Dann kann aus dem Subunternehmerverhältnis ein Beschäftigungsverhältnis werden, mit Folgen für Sozialabgaben.

Vergib deshalb Ergebnisse statt Arbeitszeit: ein Objekt, ein Leistungsverzeichnis, ein Preis. Lass dem Partner die Organisation, die Einteilung seines Personals und die eigene Ausrüstung. Die Details samt Prüfstelle der Rentenversicherung behandelt der Ratgeber zur Scheinselbstständigkeit in der Reinigung.

Was gehört in den Vertrag?

Der Vertrag muss Leistung, Pflichten und Nachweise so klar beschreiben, dass beide wissen, was gilt. Ein Muster ersetzt keine Prüfung durch einen Rechtsanwalt, aber diese Punkte gehören auf die Liste:

• Leistung und Objekt: Leistungsverzeichnis, Flächen, Intervalle, Qualitätsmaßstab. Grundlage kann ein Leistungsverzeichnis sein.
• Vergütung: Preis je Objekt oder Leistung, Zahlungsziel, Umgang mit Zusatzleistungen.
• Mindestlohn und Nachweise: Zusicherung, Vorlage von Bescheinigungen und Belegen auf Anfrage.
• Versicherung: Haftpflicht mit Nachweis und Mitteilungspflicht bei Wegfall.
• Weitervergabe: Verbot oder Zustimmungsvorbehalt, damit keine unbekannte Kette entsteht.
• Schlüssel und Daten: Umgang mit Schlüsseln, Zugangscodes und Kundendaten.
• Freistellung: Regelung, wer bei Ansprüchen Dritter oder Beschäftigter einsteht.
• Kündigung: Fristen und fristlose Kündigung bei Verstößen.

Ob einzelne Klauseln wie Vertragsstrafen oder Freistellungen wirksam sind, hängt vom Einzelfall ab, deshalb lohnt der Blick eines Fachanwalts. Der Hauptvertrag mit deinem Kunden und der Vertrag mit dem Subunternehmer müssen zueinander passen: Qualitätsmaßstab, Reaktionszeiten und Kündigungsfristen sollten sich entsprechen. Orientierung geben die Hinweise zum SLA im Reinigungsvertrag.

Wie sicherst du Qualität im Alltag?

Du sicherst Qualität mit einer festen Kontrollroutine, nicht mit Vertrauen. Lege fest, wer wie oft kontrolliert, wie Mängel gemeldet werden und bis wann sie beseitigt sind. Objektbegehungen mit Checkliste, Fotos nach dem Einsatz und ein schneller Weg für Kundenrückmeldungen sind die Basis. Ohne diese Kette erfährst du von Problemen erst, wenn der Kunde kündigt.

Ein CRM hilft, Objekte, Ansprechpartner, Aufträge und Fotos zentral zu halten, statt sie über Chats und Zettel zu verteilen. Mit Agency-Flow, unserem CRM für Reinigungsfirmen, siehst du, welches Objekt von wem betreut wird und was zuletzt passiert ist. Methoden für Kontrolle und Dokumentation beschreibt der Beitrag zur Qualitätssicherung, die Nachkalkulation behandelt der Ratgeber zum Objektcontrolling.

Wie gelingt der Start mit einem Partner?

Die ersten Wochen entscheiden, ob die Zusammenarbeit trägt. Beginne klein, mit einem überschaubaren Objekt, statt dem neuen Partner sofort deine wichtigste Fläche zu übergeben. So lernst du seine Zuverlässigkeit kennen, ohne dass ein Fehler gleich einen Schlüsselkunden kostet.

1. Einweisung vor Ort: Geh das Objekt gemeinsam ab, zeig Zugänge, Schlüsselregelung, Besonderheiten und die Erwartungen des Kunden.
2. Feste Ansprechpartner: Benenne auf beiden Seiten eine Person, die erreichbar ist, und klär, wie Mängel gemeldet werden.
3. Kontrolle in den ersten Wochen: Begehe das Objekt häufiger, mache Fotos und gib dem Partner schnell Rückmeldung.
4. Nachweise einsammeln: Lege Bescheinigungen, Versicherungsnachweise und Zusicherungen in einer Akte ab, damit du sie bei einer Prüfung sofort findest.
5. Bilanz nach dem ersten Monat: Prüfe Qualität, Reklamationen, Kosten und Kommunikation, bevor du das Volumen erhöhst.

Dieser Ablauf kostet Zeit, zahlt sich aber aus. Ein Partner, der sich in den ersten Wochen an Absprachen hält, tut es meist auch später. Zeigt er schon am Anfang Lücken bei Nachweisen oder Pünktlichkeit, ist das ein Warnsignal, das du ernst nehmen solltest, bevor die Abhängigkeit wächst.

Wann ist eigenes Personal besser?

Eigenes Personal ist besser, wenn ein Objekt dauerhaft läuft, hohe Anforderungen stellt oder engen Kundenkontakt braucht. Dann zahlt sich aus, dass du Einarbeitung, Einsatzplanung und Qualität direkt steuerst. Wer die Hauptlast seines Geschäfts dauerhaft auf Subunternehmer legt, verliert zudem Know-how und macht sich abhängig von deren Verfügbarkeit.

Eine praktische Faustregel aus unserer Erfahrung: Setze Subunternehmer dort ein, wo ein Ausfall verkraftbar ist, und halte die Kernobjekte in der eigenen Hand. Wie du Mitarbeiter findest und bindest, erklärt der Beitrag zur Mitarbeiterstruktur im Reinigungsbetrieb.

Häufig gestellte Fragen

Wofür haftet ein Reinigungsunternehmen, das Subunternehmer beauftragt?

Nach § 14 AEntG haftet ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit Werk oder Dienstleistungen beauftragt, für dessen Pflicht zur Zahlung des Mindestentgelts und von Beiträgen an gemeinsame Einrichtungen der Tarifvertragsparteien wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Über § 13 MiLoG gilt das entsprechend für den Mindestlohn.

Haftet der Auftraggeber auch gegenüber dem Kunden für Fehler des Subunternehmers?

Gegenüber deinem Kunden bist du Vertragspartner. Nach § 278 BGB hat ein Schuldner das Verschulden von Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeit bedient, in gleichem Umfang zu vertreten wie eigenes Verschulden. Schäden und Mängel beim Kunden fallen daher meist auf dich zurück, auch wenn dein Subunternehmer sie verursacht hat.

Woran erkenne ich einen verlässlichen Subunternehmer?

Achte auf Gewerbeanmeldung, eigenes Personal mit ordnungsgemäßer Anmeldung, Haftpflichtversicherung, Referenzen und die Bereitschaft, Nachweise zu liefern. Prüfe zusätzlich, ob er mehrere Auftraggeber hat und seine Arbeit selbst organisiert. Fehlen diese Merkmale, ist das Risiko für Probleme bei der Mindestlohnhaftung höher.

Was gehört in einen Subunternehmervertrag in der Reinigung?

Der Vertrag sollte Leistung und Objekt, Qualitätsmaßstab, Vergütung, Mindestlohnzusicherung, Nachweispflichten, Versicherung, Weitervergabeverbot, Schlüssel und Datenschutz, Kündigung sowie Freistellung und Vertragsstrafen regeln. Lass ihn von einem Rechtsanwalt prüfen, weil die Wirksamkeit einzelner Klauseln vom Einzelfall abhängt.

Wann ist Eigenpersonal die bessere Wahl?

Bei dauerhaft laufenden Objekten mit festen Zeiten, hohem Qualitätsanspruch und engem Kundenkontakt lohnt sich meist eigenes Personal, weil du Einsatz, Einarbeitung und Qualität direkt steuerst. Subunternehmer eignen sich eher für Spitzen, Spezialleistungen oder Einsätze außerhalb deines Gebiets, bei denen du keine eigenen Teams vorhalten willst.

Fazit

Subunternehmer sind ein gutes Werkzeug für Spitzen und Spezialleistungen, solange du ihre Risiken kennst. Du haftest für das Mindestentgelt wie ein Bürge und gegenüber dem Kunden für ihre Fehler. Prüfe Partner vorab, regle Nachweise im Vertrag, vergib Ergebnisse statt Arbeitszeit und kontrolliere regelmäßig.

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