Reinigungsvertrag kündigen: Fristen und Formalitäten

Im deutschen Gebäudereiniger-Handwerk konkurrieren rund 34.800 Betriebe um Objekte (BIV Branchenreport 2025). Früher oder später kündigst du als Reinigungsfirma einen Vertrag oder bekommst eine Kündigung auf den Tisch. Wie das rechtlich sauber läuft, welche Fristen das Gesetz kennt und was du danach tun solltest, zeigt dieser Ratgeber.

Welche Kündigungsregeln greifen?

Für die Kündigung gilt eine feste Reihenfolge: erst der Vertrag, dann das Gesetz. Steht im Reinigungsvertrag eine Mindestlaufzeit mit Kündigungsfrist, ist diese Vereinbarung maßgeblich, soweit sie wirksam ist. Fehlt eine Regelung oder ist sie unwirksam, greifen die gesetzlichen Vorschriften des BGB, die je nach Vertragstyp unterschiedlich ausfallen.

In den Betrieben, die wir begleiten, liegen die Verträge häufig in einer Mischung aus eigener Vorlage, Kundenvorgabe und Ergänzungen per E-Mail vor. Genau dort entstehen Streitfälle: Niemand weiß mehr sicher, welche Frist zuletzt vereinbart wurde. Lege deshalb pro Objekt eine aktuelle Fassung mit allen Nachträgen an. Wie ein belastbarer Vertrag aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber zum Reinigungsvertrag mit Muster Gliederung.

Dienstvertrag oder Werkvertrag?

Die Einordnung bestimmt, welche Kündigungsregeln gelten. Laufende Unterhaltsreinigung wird häufig als Dienstvertrag verstanden, weil du regelmäßiges Tätigwerden schuldest. Einmalige Leistungen mit klar definiertem Ergebnis, etwa eine Grundreinigung oder Bauendreinigung, sind eher Werkverträge. Im Einzelfall kommt es auf die konkrete Gestaltung an, etwa darauf, ob ein Ergebnis oder die Arbeitszeit geschuldet wird.

Wie läuft die ordentliche Kündigung?

Die ordentliche Kündigung beendet einen unbefristeten Vertrag zum Ablauf der Frist, ohne dass ein Grund genannt werden muss. Die Frist kommt aus dem Vertrag. Fehlt sie bei einem Dienstvertrag, ist die Kündigung bei monatlicher Vergütung nach § 621 Nummer 3 BGB spätestens am 15. eines Monats zum Schluss des Kalendermonats zulässig. Bei Vergütung nach Vierteljahren verlangt Nummer 4 sechs Wochen zum Quartalsende.

In der Praxis gibt es drei typische Konstellationen. Erstens die Mindestlaufzeit mit anschließender unbefristeter Verlängerung: Gekündigt wird dann zum Ende der Mindestlaufzeit oder später mit der vereinbarten Frist. Zweitens die automatische Verlängerung um jeweils ein Jahr: Wer die Frist verpasst, bleibt ein weiteres Jahr gebunden. Gegenüber Verbrauchern sind solche Klauseln in vorformulierten Bedingungen nur eingeschränkt zulässig (§ 309 Nummer 9 BGB). Drittens die Kündigung zum Monatsende mit kurzer Frist, die bei kleineren Objekten vorkommen kann.

Gegenüber Verbrauchern, etwa bei der Reinigung für Privathaushalte, setzt das AGB-Recht Grenzen. Nach § 309 Nummer 9 BGB sind in vorformulierten Bedingungen unter anderem eine Laufzeit von mehr als zwei Jahren und eine Kündigungsfrist von mehr als einem Monat vor Ablauf der Vertragsdauer unzulässig. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist diese Vorschrift nicht direkt anwendbar, über § 307 BGB spielen ihre Wertungen aber hinein. Mehr dazu im Ratgeber zu den AGB für Reinigungsfirmen.

Wann ist eine fristlose Kündigung möglich?

Eine fristlose Kündigung ist nur aus wichtigem Grund zulässig. Nach § 626 BGB liegt ein solcher Grund vor, wenn dem Kündigenden die Fortsetzung bis zum Ende der Kündigungsfrist oder der vereinbarten Beendigung unter Abwägung aller Umstände nicht zugemutet werden kann. Dasselbe Prinzip enthält § 314 BGB für Dauerschuldverhältnisse allgemein.

Typische Gründe aus Sicht der Reinigungsfirma sind länger ausbleibende Zahlungen trotz Mahnung oder ein dauerhaft verwehrter Zutritt zum Objekt. Aus Sicht des Auftraggebers kommen wiederholte, trotz Abmahnung nicht behobene Mängel oder Schäden in Betracht. Ob ein Grund im Einzelfall trägt, lässt sich nicht pauschal sagen, die Hürde ist in der Praxis hoch.

Zwei Verfahrensregeln solltest du kennen. Besteht der Grund in einer Pflichtverletzung, ist nach § 314 Absatz 2 BGB die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer Abhilfefrist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig, es sei denn, besondere Umstände rechtfertigen die sofortige Kündigung. Und bei Dienstverträgen kann die Kündigung nach § 626 Absatz 2 BGB nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen, gerechnet ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen. Auf Verlangen musst du den Grund unverzüglich schriftlich mitteilen.

Praktisch heißt das: Dokumentiere Mängelrügen, Zahlungserinnerungen und Zutrittsprobleme mit Datum. Wer später kündigen muss, kann den Grund und die Abmahnung dann belegen, statt sich auf Erinnerung zu verlassen. Das Reklamationsmanagement und messbare Qualitätsziele erleichtern diese Dokumentation, wie der Ratgeber zum SLA im Reinigungsvertrag zeigt.

Wie muss die Kündigung zugehen?

Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird nach § 130 BGB erst wirksam, wenn sie dem anderen zugeht. Entscheidend ist also nicht das Datum auf dem Brief, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Erklärung in den Machtbereich des Empfängers gelangt. Im Streitfall musst du den Zugang in der Regel belegen können, wenn du dich auf die Kündigung stützt.

Das Gesetz verlangt für den normalen Reinigungsvertrag keine bestimmte Form. Viele Verträge schreiben aber Schriftform oder Textform vor. Dann gilt: Halte die vereinbarte Form ein und sende die Kündigung an die im Vertrag genannte Adresse. Bei Fristen, die knapp bevorstehen, lohnt sich ein Weg mit Nachweis, etwa die persönliche Übergabe mit Empfangsquittung oder ein Einwurf mit Zeugen. Verlasse dich nicht auf eine einfache E-Mail, wenn der Vertrag Schriftform verlangt.

Eine sinnvolle Kündigung enthält den Vertrag mit Objekt und Datum, die Erklärung, dass zum nächstmöglichen Termin gekündigt wird, das gewünschte Beendigungsdatum, die Bitte um Bestätigung und die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person. Bei einer außerordentlichen Kündigung kommt die knappe Begründung hinzu.

Was passiert, wenn dein Kunde kündigt?

Bleib ruhig und prüfe zuerst, ob die Kündigung wirksam ist: Stimmen Frist, Form und Zugang? Ist das Vertragsende nach deinen Unterlagen ein anderes, antworte zeitnah in Textform und nenne die vertraglichen Grundlagen. Erst danach lohnt das Gespräch über Gründe. In vielen Fällen steckt hinter der Kündigung ein lösbares Problem, etwa ein Ansprechpartnerwechsel beim Kunden oder ein unbeantworteter Mangel.

Ist die Kündigung wirksam, geht es um einen geordneten Abschluss. Das heißt: Schlussrechnung stellen, offene Forderungen prüfen, Objektübergabe mit Protokoll organisieren, Schlüssel, Transponder und Zugangskarten zurückgeben und Verbrauchsmaterial abstimmen. Offene Forderungen verjähren grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB), warte damit aber nicht. Wenn du mit dem Objekt Personal verlierst, kann je nach Konstellation ein Betriebsübergang eine Rolle spielen, siehe Betriebsübergang nach § 613a BGB.

Kündigt dein Kunde mitten in einer Mindestlaufzeit, hängt dein Anspruch vom Vertragstyp ab. Beim Werkvertrag behältst du nach § 648 BGB den Vergütungsanspruch, musst dir aber ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb anrechnen lassen. Das Gesetz vermutet, dass dir 5 Prozent der auf den noch nicht erbrachten Teil entfallenden Vergütung zustehen. Bei einem befristeten Dienstvertrag ist die ordentliche Kündigung meist ausgeschlossen. Beides ist ein Fall für die anwaltliche Prüfung.

Und wenn du selbst kündigst? Gründe sind etwa Zahlungsverzug, Preise, die sich nicht mehr rechnen, oder ein Objekt, das den Betrieb überfordert. Kalkuliere vorher, ob eine Preisanpassung statt der Kündigung möglich ist, wie im Ratgeber zur Preiserhöhung in der Reinigung beschrieben. Ist die Kündigung unvermeidbar, kündige ordentlich und fristgerecht und plane die Übergabe so, dass das Objekt sauber hinterlassen wird. Ein sauberer Abschluss schützt deinen Ruf bei Hausverwaltungen, die sich untereinander kennen.

Wie hältst du Fristen im Blick?

Die meisten Fristprobleme sind keine Rechtsprobleme, sondern Organisationsprobleme. Wer 40 Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten im Ordner führt, übersieht irgendwann ein Kündigungsdatum oder eine Verlängerung. Ein zentrales System mit Vertragsende, Kündigungsfrist und Erinnerung pro Objekt löst das. Das gilt für Kündigungen, die du aussprechen willst, genauso wie für Preisanpassungen, die du rechtzeitig ankündigen musst. Eine Vorlage für die Preisanpassung findest du im Ratgeber zur Lohngleitklausel.

Wer Kunden langfristig halten will, spart sich viele Kündigungen. Wie das gelingt, steht im Ratgeber zur Kundenbindung in der Reinigungsfirma. Und wenn du Rahmenverträge mit mehreren Objekten führst, lohnt der Blick in den Ratgeber zum Rahmenvertrag in der Gebäudereinigung.

Welche Fehler kosten am meisten?

Aus der Arbeit mit Reinigungsbetrieben fallen vier Fehler immer wieder auf. Erstens wird die Kündigung an die falsche Adresse oder an eine nicht vertretungsberechtigte Person geschickt, sodass der Zugang später bestritten wird. Zweitens wird eine Abmahnung nur mündlich ausgesprochen und lässt sich später nicht belegen. Drittens läuft die Frist für die fristlose Kündigung ab (bei Dienstverträgen zwei Wochen ab Kenntnis), weil intern zu lange diskutiert wurde. Viertens fehlt bei Kündigungen des Kunden die Übergabe mit Protokoll, sodass über Schäden und Schlüssel gestritten wird.

Alle vier lassen sich mit einer einfachen Routine vermeiden: feste Ansprechpartner und Adressen im Vertrag, jede Abmahnung in Textform, ein Datum für den Fristbeginn im System und eine Übergabecheckliste mit Fotos. Das kostet pro Objekt wenig Zeit und erspart im Streitfall Aufwand.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Eine Kündigung ist selten kompliziert, wenn Vertrag, Frist und Zugang stimmen. Lies zuerst, was vereinbart ist, ordne den Vertrag als Dienst- oder Werkvertrag ein und halte Form und Fristen sauber ein. Bei fristlosen Kündigungen sind die Anforderungen hoch, deshalb zählen Dokumentation und Tempo. Und wer Vertragsdaten zentral führt, kündigt rechtzeitig, statt Fristen zu verpassen.

Reinigungsmarketing unterstützt Reinigungsunternehmen dabei, Kunden zu gewinnen und zu halten, damit Kündigungen die Ausnahme bleiben. Einen Überblick über unsere Leistungen findest du auf der Seite Leistungen für Reinigungsfirmen.