Rahmenvertrag Gebäudereinigung richtig aufsetzen

Zum 1. Januar 2026 ist der Tariflohn in der Innen- und Unterhaltsreinigung auf 15,00 Euro pro Stunde gestiegen (BIV). Wer eine solche Erhöhung in einem dreijährigen Rahmenvertrag ohne Preisklausel sitzen hat, verschenkt sie komplett. Genau daran entscheidet sich, ob ein Rahmenvertrag ein Wachstumsinstrument ist oder eine langsam wirkende Kostenfalle. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Bausteine hineingehören und wie du sie formulierst.

Was ist ein Rahmenvertrag?

Ein Rahmenvertrag legt fest, zu welchen Bedingungen ein Auftraggeber über einen längeren Zeitraum einzelne Reinigungsleistungen abruft. Preise, Reaktionszeiten, Qualitätsmaßstab und Abwicklung stehen einmal fest, jeder spätere Abruf greift darauf zu. Im Vergaberecht ist diese Konstruktion als Rahmenvereinbarung in § 103 Absatz 5 GWB ausdrücklich definiert. In der Privatwirtschaft gibt es keine eigene gesetzliche Regelung, hier gilt Vertragsfreiheit im Rahmen der §§ 305 ff. BGB.

Der entscheidende Unterschied zum normalen Auftrag: Der Rahmenvertrag verpflichtet zunächst niemanden zur Leistung. Er beantwortet nur die Frage, was passiert, wenn abgerufen wird. Das ist der große Vorteil für Auftraggeber mit schwankendem Bedarf und gleichzeitig das größte Risiko für dich als Auftragnehmer, wenn die Menge offenbleibt.

Rahmenvertrag oder Reinigungsvertrag?

Die beiden Vertragstypen lösen unterschiedliche Probleme. Der klassische Reinigungsvertrag regelt eine feste Leistung in fester Frequenz zu einem festen Monatspreis, typischerweise die Unterhaltsreinigung eines Objekts. Der Rahmenvertrag regelt dagegen Konditionen für Leistungen, deren Menge und Zeitpunkt beim Vertragsschluss noch niemand kennt. Beide Formen schließen sich nicht aus, sie werden häufig kombiniert.

Ein typisches Beispiel: Eine Hausverwaltung mit vierzig Objekten vergibt die Treppenhausreinigung als festen Monatsvertrag je Objekt. Endreinigungen nach Mieterwechsel, Sonderreinigungen und Winterdienst laufen dagegen über einen Rahmenvertrag mit Einheitspreisen. Für dich hat das einen angenehmen Nebeneffekt: Der Rahmenvertrag ist verhandelt, wenn der eilige Auftrag kommt, und niemand diskutiert um 8 Uhr morgens den Quadratmeterpreis. Wie du die dazugehörige feste Vertragsseite aufbaust, zeigt der Leitfaden zum Reinigungsvertrag mit Muster und Pflichtinhalten.

Diese acht Bausteine gehören hinein

Ein belastbarer Rahmenvertrag in der Gebäudereinigung kommt mit acht Blöcken aus. Fehlt einer davon, entstehen die Diskussionen erfahrungsgemäß nicht am Anfang, sondern im zweiten Jahr, wenn Personal, Preise oder Ansprechpartner gewechselt haben. Alles Mengenbezogene gehört in Anlagen, damit der Vertrag selbst schlank und lesbar bleibt.

1. Vertragsparteien und Geltungsbereich: welche Objekte, welche Standorte, welche Tochtergesellschaften abrufen dürfen
2. Leistungsumfang: als Anlage, nicht als Fließtext. Grundlage ist ein sauberes Leistungsverzeichnis mit Raumgruppen und Intervallen
3. Abrufmechanik: wer abrufen darf, in welcher Form, mit welcher Vorlauffrist und welcher Reaktionszeit
4. Preise und Preisanpassung: Einheitspreise oder Stundenverrechnungssätze plus Gleitklausel
5. Laufzeit, Verlängerung, Kündigung: inklusive Sonderkündigungsrecht bei Objektverkauf oder Nutzungsänderung
6. Qualität und Reklamation: Prüfmaßstab, Meldeweg, Frist zur Nacharbeit, erst danach Minderung
7. Haftung, Versicherung, Schlüssel: Deckungssummen, Schließanlagenrisiko, Übergabeprotokolle
8. Vertraulichkeit, Datenschutz, Nachunternehmer: Verschwiegenheit der Reinigungskräfte und die Frage, ob Subunternehmer überhaupt zulässig sind

Der zweite Punkt entscheidet später über deine Marge. Ein Rahmenvertrag ohne belastbares Leistungsverzeichnis ist eine Einladung zur schleichenden Leistungsausweitung. Wie du Raumgruppen bildest und Intervalle je Einzelleistung festlegst, steht im Leitfaden Leistungsverzeichnis Reinigung erstellen.

Wie werden Abrufe sauber geregelt?

Die Abrufklausel ist der Motor des Vertrags und wird trotzdem am häufigsten stiefmütterlich behandelt. Sie muss vier Fragen beantworten: Wer darf abrufen, in welcher Form, mit welchem Vorlauf und in welchem Volumen? Fehlt die Form, kommt der Auftrag irgendwann als Zuruf im Treppenhaus, und im Streitfall steht Aussage gegen Aussage.

Bewährt hat sich diese Struktur: Abrufberechtigt sind namentlich benannte Personen, der Abruf erfolgt in Textform, für planbare Leistungen gilt ein Vorlauf von drei Werktagen, für Notfälle eine Reaktionszeit von vierundzwanzig Stunden gegen einen Eilzuschlag. Dazu gehört zwingend eine Mengenaussage. Entweder eine Mindestabnahme pro Jahr, eine Preisstaffel nach Volumen oder wenigstens eine Prognosemenge mit dem Zusatz, dass die Preise auf dieser Menge kalkuliert sind. Sonst gilt die unangenehme Wahrheit: Du hältst Personal bereit und hast keinen Anspruch auf einen einzigen Auftrag.

Preisanpassung an den Tariflohn

Die Preisgleitklausel ist die wichtigste Klausel im ganzen Vertrag. Zum Jahreswechsel 2026 ist der Tariflohn in Lohngruppe 1 von 14,25 auf 15,00 Euro je Stunde gestiegen (BIV). Rechnet man die Personalzusatzkosten von rund 29 Prozent dazu (Destatis), steigen die Vollkosten je produktiver Stunde von 18,38 auf 19,35 Euro. Ohne Anpassungsklausel zahlt diese Differenz dein Betrieb.

Eine praxistaugliche Klausel benennt drei Dinge: den Bezugswert, den Zeitpunkt und die Ankündigungsfrist. Sinngemäß: Ändert sich der allgemeinverbindliche Tariflohn im Gebäudereiniger-Handwerk, passen sich die vereinbarten Preise zum gleichen Stichtag im selben prozentualen Verhältnis an, angekündigt mit vier Wochen Vorlauf in Textform. Der Vorteil dieser Formulierung: Sie ist nachprüfbar. Eine Klausel, die dir eine freie einseitige Preisbestimmung einräumt, ist dagegen im AGB-Recht angreifbar, weil sie das Transparenzgebot verletzt.

Wenn die Klausel fehlt, bleibt nur der Weg über das Gespräch. Wie du eine Erhöhung begründest, ohne Kunden zu verlieren, zeigt der Leitfaden Preiserhöhung durchsetzen, ohne Kunden zu verlieren.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Laufzeit gedeckelt: Rahmenvereinbarungen dürfen nach § 21 Absatz 6 VgV grundsätzlich höchstens vier Jahre laufen, längere Zeiträume brauchen eine sachliche Begründung wie erhebliche Investitionen des Auftragnehmers. In der Privatwirtschaft gibt es keine feste Grenze. Üblich und sinnvoll sind zwölf bis sechsunddreißig Monate. Alles darüber bindet dich an Preise, deren Kostenbasis du heute nicht kennst.

Drei Punkte lohnen die Sorgfalt. Erstens die Verlängerungsklausel: Eine automatische Verlängerung um jeweils zwölf Monate ist bequem, aber nur fair, wenn beide Seiten dieselbe Kündigungsfrist haben. Zweitens die Frist selbst, die zur Personalplanung passen muss, denn Reinigungskräfte lassen sich nicht in vier Wochen umsetzen. Drittens ein beidseitiges Sonderkündigungsrecht, wenn ein Objekt verkauft wird oder die Nutzung sich grundlegend ändert. Bei laufenden Dienstverträgen greifen im Zweifel die gesetzlichen Fristen des § 621 BGB, und die passen selten zu einem Objektbestand.

Haftung, Schlüssel und Versicherung

Der Haftungsteil ist der Abschnitt, in dem Auftraggeber gern nachschärfen und Reinigungsbetriebe gern nachgeben. Wichtig zu wissen: Eine vollständige Freizeichnung funktioniert in vorformulierten Verträgen ohnehin nicht. Nach § 309 Nummer 7 BGB lassen sich Haftung für Körperschäden und für grobes Verschulden nicht wirksam ausschließen. Sinnvoll ist deshalb kein Ausschluss, sondern eine klare Begrenzung auf die Deckungssummen deiner Betriebshaftpflicht.

Der teuerste Einzelposten ist fast immer der Schlüssel. Geht ein Generalschlüssel verloren, steht nicht der Schlüssel im Raum, sondern der Austausch einer ganzen Schließanlage. Dieses Risiko gehört ausdrücklich benannt, mit Übergabeprotokoll, Aufbewahrungsregel und der Frage, ob eine Schlüsselverlustdeckung besteht. Welche Policen ein Reinigungsbetrieb wirklich braucht, ordnet der Beitrag zur Haftpflichtversicherung für Reinigungsfirmen ein. Setzt du Nachunternehmer ein, kommt die Auftraggeberhaftung für den Mindestlohn nach § 14 AEntG hinzu, auf die § 13 MiLoG verweist. Dann gehören Nachweise und Freistellungserklärungen in den Vertrag.

Fehler, die Rahmenverträge teuer machen

In den Betrieben, die wir begleiten, tauchen immer wieder dieselben fünf Muster auf. Keines davon fällt bei der Unterschrift auf, alle fünf kosten im laufenden Vertrag Geld. Wer sie kennt, verhandelt schon beim ersten Entwurf anders.

1. Keine Preisanpassung. Jede Tarifrunde geht dann vollständig zu deinen Lasten, und zwar für die gesamte Restlaufzeit
2. Keine Mengenaussage. Du kalkulierst Mengenpreise und rufst am Ende ein Bruchteil davon ab
3. Weiches Leistungsverzeichnis. Formulierungen wie „nach Bedarf" oder „besenrein" laden zur Ausweitung ein
4. Reklamation ohne Frist. Ohne Nacharbeitsfrist wird sofort gemindert statt erst nachgebessert
5. Vertragsstrafen ohne Obergrenze. Pauschalen je Verstoß summieren sich im Objektbestand schnell auf Monatsumsätze

Bei öffentlichen Auftraggebern kommen Tariftreue und Nachweispflichten dazu. Was dort zusätzlich gilt und wie du in Vergabeverfahren überhaupt hineinkommst, steht im Leitfaden zu öffentlichen Aufträgen für Reinigungsfirmen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Rahmenvertrag in der Gebäudereinigung?

Ein Rahmenvertrag legt die Bedingungen fest, zu denen ein Auftraggeber über einen längeren Zeitraum einzelne Reinigungsleistungen abruft: Preise, Reaktionszeiten, Qualitätsmaßstab und Abwicklung. Der Vertrag selbst löst noch keine Leistung aus. Erst der einzelne Abruf verpflichtet zur Ausführung, dann aber zu den bereits vereinbarten Konditionen.

Wie lange darf ein Rahmenvertrag laufen?

Bei öffentlichen Auftraggebern gilt für Rahmenvereinbarungen nach § 21 Absatz 6 VgV grundsätzlich eine Höchstlaufzeit von vier Jahren, längere Laufzeiten brauchen eine sachliche Begründung. In der Privatwirtschaft gibt es keine feste Grenze. Üblich sind zwölf bis sechsunddreißig Monate mit klarer Kündigungsfrist statt unbefristeter Bindung.

Wie regelt man eine Preisanpassung im Rahmenvertrag?

Am belastbarsten ist eine Preisgleitklausel, die an eine nachprüfbare Größe gekoppelt ist, etwa den Tariflohn im Gebäudereiniger-Handwerk. Steigt der Tariflohn zum Jahreswechsel, steigt der Stundenverrechnungssatz im selben Verhältnis. Die Klausel muss die Berechnung, den Zeitpunkt und die Ankündigungsfrist transparent benennen, sonst ist sie angreifbar.

Worin unterscheidet sich der Rahmenvertrag vom Reinigungsvertrag?

Der klassische Reinigungsvertrag regelt eine feste Leistung in fester Frequenz zu einem festen Monatspreis, etwa die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes. Der Rahmenvertrag regelt dagegen Konditionen für schwankende oder mehrere Einzelaufträge, zum Beispiel Sonderreinigungen über den gesamten Objektbestand einer Hausverwaltung.

Was gilt, wenn keine Abrufmenge vereinbart ist?

Ohne vereinbarte Menge schuldet der Auftraggeber keinen einzigen Abruf. Der Betrieb hält Personal und Preise bereit, ohne Anspruch auf Umsatz. Sinnvoll sind deshalb entweder eine Mindestabnahme, eine Preisstaffel nach Volumen oder zumindest eine Prognosemenge, an die die kalkulierten Preise ausdrücklich gebunden sind.

Fazit: Der Vertrag entscheidet über die Marge

Ein Rahmenvertrag ist kein Formular, sondern die Preisliste der nächsten Jahre. Wer Abrufmechanik, Preisgleitklausel und Kündigungsfristen sauber regelt, verdient an jedem Objekt planbar. Wer den Standardentwurf des Auftraggebers ungeprüft unterschreibt, merkt den Fehler erst, wenn die Tarifrunde durchschlägt. Die gute Nachricht: Alle acht Bausteine lassen sich in einem Gespräch klären, wenn du weißt, worauf du achten musst.

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