Öffentliche Aufträge als Reinigungsfirma gewinnen

Rathäuser, Schulen, Kitas, Bauhöfe, Kliniken, Universitäten: Die öffentliche Hand gehört zu den größten Auftraggebern für Gebäudereinigung in Deutschland — und zu den treuesten. Trotzdem halten sich viele der 34.824 Betriebe im Gebäudereiniger-Handwerk (BIV Branchenreport) davon fern, weil sie „Vergaberecht" mit „nur etwas für Große" gleichsetzen. Das stimmt oberhalb der Schwellenwerte. Darunter gelten andere Regeln — und genau dort liegt der Einstieg.

Wer vergibt öffentliche Reinigungsaufträge?

Öffentliche Auftraggeber sind nach § 99 GWB nicht nur Bund, Länder und Gemeinden, sondern auch Einrichtungen, die überwiegend öffentlich finanziert oder kontrolliert werden. Für die Gebäudereinigung heißt das konkret: Stadtverwaltungen und Ämter, Schulen und Kitas, Hochschulen, Krankenhäuser in kommunaler Trägerschaft, Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Bäder, Feuerwehrhäuser, Bauhöfe und kommunale Wohnungsgesellschaften.

Der Reiz liegt in der Struktur dieser Kunden. Sie zahlen zuverlässig, sie planen in Haushaltsjahren statt in Quartalen, und sie wechseln selten aus einer Laune heraus. Ein Schulzentrum oder ein Verwaltungsgebäude bindet über Jahre Umsatz, den keine Privatanfrage ersetzt. Der Preis dafür: mehr Formalität am Anfang und Verfahren, die nicht der Bauchentscheidung folgen, sondern dokumentierten Regeln. Wer diese Regeln einmal versteht, hat einen Kundentyp erschlossen, an den die meisten Wettbewerber gar nicht erst herantreten.

Zwei Welten: EU-Vergabe und darunter

Entscheidend ist der geschätzte Auftragswert. Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte: 216.000 Euro netto für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der meisten öffentlichen Auftraggeber, 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden und 432.000 Euro im Sektorenbereich (IHK). Oberhalb dieser Werte greift das europäische Vergaberegime nach § 106 GWB mit EU-weiter Bekanntmachung, festen Fristen und formalisierten Nachweisen.

Ein wichtiger Punkt dabei: Maßgeblich ist nicht der Monatspreis, sondern der Gesamtwert über die Vertragslaufzeit. Ein Objekt für 4.000 Euro im Monat ergibt über vier Jahre 192.000 Euro und liegt damit knapp unter der Schwelle; dasselbe Objekt mit einer Verlängerungsoption kippt schnell darüber. Deshalb landen ausgerechnet große Schulzentren und Verwaltungskomplexe fast immer im EU-Verfahren, während Einzelobjekte einer Gemeinde weit darunter bleiben.

Für einen wachsenden Betrieb ist die Reihenfolge damit klar: erst die unterschwelligen Vergaben mitnehmen, Referenzen aufbauen, Nachweismappe komplettieren — und erst dann in die großen Verfahren gehen. Wie ein solches Verfahren im Detail abläuft, von den Eignungsnachweisen bis zu den Zuschlagskriterien, beschreibt der Leitfaden Ausschreibung Gebäudereinigung gewinnen.

Direktauftrag: der realistische Einstieg

Hier liegt die eigentliche Chance für kleine und mittlere Betriebe. Mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz, das zum 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist, dürfen Leistungen im Bundesbereich bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro netto als Direktauftrag vergeben werden — also ohne förmliches Vergabeverfahren, unter Beachtung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (IHK). Der Auftraggeber soll dabei zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, statt immer dieselbe Firma zu nehmen.

Für dich heißt das: Bei einer Kita, einem Dorfgemeinschaftshaus oder einer Außenstelle entscheidet oft eine einzelne Person in der Verwaltung — und die braucht schlicht einen erreichbaren, sauber arbeitenden Betrieb mit gültigen Nachweisen. Wichtig ist nur, die richtige Wertgrenze zu kennen: Länder und Kommunen haben eigene Vergabegesetze und Wertgrenzen, die vom Bundesniveau abweichen. Welche in deinem Bundesland gilt, sagen dir die Vergabestelle selbst oder die zuständige IHK.

Wo öffentliche Aufträge veröffentlicht werden

Förmliche Verfahren laufen elektronisch über die Vergabeplattformen des Bundes und der Länder, EU-weite Verfahren zusätzlich über das europäische Amtsblatt. Dort lohnt sich ein gespeicherter Suchauftrag für Reinigungsleistungen im eigenen Umkreis, damit Bekanntmachungen nicht an dir vorbeilaufen. Viele Kommunen veröffentlichen ihre unterschwelligen Vergaben außerdem auf der eigenen Website unter „Ausschreibungen" oder „Bekanntmachungen".

Der wirksamste Schritt steht aber in keiner Bekanntmachung: die Interessenten- oder Bieterliste. Bei beschränkten Vergaben und Direktaufträgen fordert die Vergabestelle Angebote gezielt bei Betrieben an, die sie kennt. Ein kurzes, sachliches Anschreiben an das zuständige Amt für Gebäudemanagement mit Firmenprofil, Leistungsspektrum, Einsatzgebiet und Nachweisen bringt dich auf genau diese Liste. In den Betrieben, die wir begleiten, kommt der erste öffentliche Auftrag fast nie über eine Ausschreibung, sondern über diesen Weg.

Ergänzend hilft eine Präqualifizierung: Wer im amtlichen Verzeichnis für Liefer- und Dienstleistungen gelistet ist, muss Eignungsnachweise nicht bei jedem Verfahren einzeln beibringen. Das kostet einmal Aufwand und Geld, spart aber bei jeder Teilnahme Zeit — und signalisiert, dass du kein Gelegenheitsbieter bist.

Welche Nachweise Behörden sehen wollen

Öffentliche Auftraggeber dürfen nur an geeignete Unternehmen vergeben. Geprüft werden Befähigung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit — und zwar an Unterlagen, nicht an Sympathie. Diese Mappe solltest du dauerhaft aktuell halten:

• Gewerbeanmeldung und Eintragung bei der Handwerkskammer
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
• Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen, die zum Objekt passen
• Referenzen vergleichbarer Objekte der letzten drei Jahre, mit Fläche, Turnus und Ansprechpartner
• Angaben zu Personal und Umsatz der letzten Geschäftsjahre
• Erklärungen zu Tariftreue, Mindestlohn und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Zwei Praxishinweise dazu. Erstens: Bescheinigungen haben Gültigkeitsfristen, meist einige Monate. Wer sie erst besorgt, wenn die Frist läuft, reicht zu spät ein — und ein verspätetes Angebot wird nicht bewertet, egal wie gut es ist. Zweitens: Öffentliche Auftraggeber verlangen bei Bundesaufträgen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format. Wer noch PDF-Rechnungen per Mail schickt, sollte das vor dem ersten Auftrag klären, damit die erste Zahlung nicht am Format hängt. Welche Angaben ein Angebot mitbringen muss, zeigt der Beitrag Angebote schreiben in der Gebäudereinigung.

Tariftreue und Mindestlohn im Angebot

Öffentliche Aufträge werden nach § 128 GWB nur an Unternehmen vergeben, die geltende umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Verpflichtungen einhalten. Dazu kommen in den meisten Bundesländern eigene Tariftreue- und Vergabegesetze. Praktisch bedeutet das: Dein Preis muss erkennbar tragen, was du deinen Leuten zahlen musst.

Die Rechnung ist schnell gemacht. Der Tariflohn im Gebäudereiniger-Handwerk liegt 2026 in Lohngruppe 1 bei 15,00 Euro je Stunde (BIV) und damit über dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro. Rechnet man rund 29 Prozent Personalzusatzkosten hinzu (Destatis), kostet eine produktive Stunde rund 19,35 Euro, bevor Material, Fahrzeit, Verwaltung und Gewinn eingerechnet sind. Wer darunter anbietet, wird zur Aufklärung des Preises aufgefordert und kann ausgeschlossen werden. Den vollständigen Rechenweg zeigt der Leitfaden Stundensatz in der Gebäudereinigung kalkulieren, die Einordnung der Lohngruppen der Beitrag Tariflohn Gebäudereinigung 2026.

Losvergabe: die Chance kleiner Betriebe

Ein Grundsatz des Vergaberechts arbeitet ausdrücklich für dich. Nach § 97 Abs. 4 GWB sind mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen; Leistungen sind deshalb in Teil- und Fachlose aufzuteilen. Ein Auftraggeber, der zwölf Liegenschaften in einem einzigen Paket vergibt, muss begründen, warum er das tut — eine Gesamtvergabe ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Für dich heißt das ganz praktisch: Du musst nicht die ganze Stadt reinigen können, um mitzubieten. Bewirb dich auf das Los, das zu deiner Kapazität passt, und liefere dort sauber ab. Zwei bis drei gut geführte kommunale Objekte sind die Referenz, mit der sich beim nächsten Verfahren ein größeres Los begründen lässt. Und wenn ein Verfahren keine Lose vorsieht, obwohl es sich anbietet, ist eine sachliche Nachfrage bei der Vergabestelle völlig üblich.

Ein realistischer Blick gehört trotzdem dazu: Öffentliche Verfahren binden Zeit, die im laufenden Betrieb fehlt, und du gewinnst nicht jedes. Deshalb sollten öffentliche Kunden ein Standbein sein, nicht das einzige. Wie du parallel private Gewerbekunden aufbaust, zeigt der Leitfaden Gewerbekunden gewinnen: Hausverwaltungen und Büros.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich öffentliche Reinigungsaufträge?

Größere Verfahren werden auf den Vergabeplattformen des Bundes und der Länder bekannt gemacht, EU-weite Verfahren zusätzlich im europäischen Amtsblatt. Kleinere Aufträge tauchen dort oft gar nicht auf: Sie werden über Interessenten- und Bieterlisten der Kommunen vergeben. Dort eintragen zu lassen, ist für kleine Betriebe der wirksamste Schritt.

Ab welchem Auftragswert muss europaweit ausgeschrieben werden?

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden. Darunter gilt nationales Vergaberecht mit deutlich einfacheren Verfahren, oberhalb greift das europäische Vergaberegime.

Kann eine kleine Reinigungsfirma öffentliche Aufträge bekommen?

Ja, und zwar meist unterhalb der Schwellenwerte. Auf Bundesebene dürfen Leistungen seit dem 1. Juli 2026 bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro netto als Direktauftrag ohne förmliches Verfahren vergeben werden. Länder und Kommunen setzen eigene Wertgrenzen. In diesem Bereich zählen Erreichbarkeit, saubere Unterlagen und Verlässlichkeit mehr als Betriebsgröße.

Welche Nachweise verlangen öffentliche Auftraggeber?

Üblich sind Gewerbeanmeldung und Handwerkskammereintrag, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft, Nachweis der Betriebshaftpflicht mit ausreichenden Deckungssummen, Referenzen vergleichbarer Objekte sowie Erklärungen zu Tariftreue und Mindestlohn. Wer diese Unterlagen dauerhaft aktuell hält, kann kurzfristig anbieten.

Was ist bei Tariftreue und Mindestlohn zu beachten?

Öffentliche Auftraggeber prüfen, ob der Angebotspreis die geltenden arbeitsrechtlichen Verpflichtungen überhaupt abbilden kann. Der Tariflohn im Gebäudereiniger-Handwerk liegt 2026 in Lohngruppe 1 bei 15,00 Euro je Stunde. Zusammen mit rund 29 Prozent Personalzusatzkosten ergibt das eine harte Untergrenze, unter der ein Angebot als unauskömmlich gilt.

Fazit: Unten anfangen, oben ankommen

Öffentliche Aufträge sind kein geschlossener Klub für Großunternehmen. Oberhalb der Schwellenwerte ist der Aufwand hoch, darunter aber vergeben Kommunen jeden Tag Reinigungsleistungen an Betriebe, die erreichbar sind, ihre Nachweise beisammen haben und zuverlässig liefern. Wer sich auf Interessentenlisten setzen lässt, ehrlich zum Tariflohn kalkuliert und auf passende Lose bietet, baut sich über Jahre planbaren Umsatz auf.

Der Weg dorthin dauert allerdings. Bis das erste kommunale Objekt läuft, brauchst du einen zweiten Kanal, der schneller Umsatz bringt. Genau daran arbeitet Reinigungsmarketing: planbare Direktkunden aus der eigenen Region, exklusiv, ohne Preiskampf. Was das konkret heißt, steht auf der Seite Leistungen.