Angebote schreiben in der Gebäudereinigung (mit Muster)

Das deutsche Gebäudereiniger-Handwerk zählt rund 34.824 Betriebe (BIV Branchenreport 2025) – und fast jeder Auftraggeber holt mehrere Angebote ein. Gewonnen wird selten mit dem niedrigsten Preis, sondern mit dem Angebot, das der Kunde am schnellsten versteht. Dieser Leitfaden zeigt dir den vollständigen Aufbau eines Reinigungsangebots, ein Muster zum Nachbauen und die fünf Fehler, die dich reihenweise Aufträge kosten.

Was muss in einem Angebot für Gebäudereinigung stehen?

Ein vollständiges Reinigungsangebot besteht aus zwölf Bausteinen: Firmendaten, Angebotsnummer, Datum, Kundenadresse, Objektsteckbrief mit Flächen, Leistungsverzeichnis mit Turnus, eingesetztes Personal und Material, Preis netto, Umsatzsteuer und Bruttosumme, Vertragslaufzeit, Bindefrist sowie Zahlungs- und Kündigungsbedingungen. Fehlt einer davon, entsteht beim Auftraggeber eine Lücke – und Lücken werden im Zweifel zu Ihren Ungunsten interpretiert.

Der wichtigste Baustein ist der Objektsteckbrief. Er hält fest, worüber überhaupt gesprochen wird: Anschrift, Gebäudeart, Reinigungsfläche in Quadratmetern, Bodenbeläge, Anzahl der Sanitäreinheiten, Stockwerke und Zugangszeiten. Genau diese Angaben schützen dich später, wenn der Kunde plötzlich das Treppenhaus im Nebengebäude mitgereinigt haben möchte. Was nicht im Angebot steht, ist auch nicht im Preis.

Warum entscheidet das Leistungsverzeichnis über den Auftrag?

Das Leistungsverzeichnis ist der Unterschied zwischen einem Preisschild und einem Angebot. Es listet jede Tätigkeit mit Turnus auf – Böden feucht wischen zweimal wöchentlich, Sanitäranlagen desinfizieren täglich, Glasflächen im Eingangsbereich wöchentlich, Grundreinigung zweimal jährlich. Sobald der Auftraggeber sieht, was er bekommt, wird der Preis vergleichbar mit einer Leistung statt mit einer anderen Zahl.

In den Betrieben, die wir begleiten, ist das der häufigste Hebel überhaupt: Zwei Anbieter liegen preislich fast gleichauf, aber nur einer erklärt, was er tut. Den Zuschlag bekommt fast immer der mit dem klareren Verzeichnis – weil der Entscheider dem Angebot ansieht, dass jemand das Objekt wirklich angeschaut hat. Ein guter Test: Könnte eine fremde Reinigungskraft allein anhand deines Verzeichnisses arbeiten? Wenn nein, ist es zu unkonkret.

Wie kalkulierst du den Preis für ein Reinigungsangebot?

Der Preis entsteht immer rückwärts, nie aus dem Bauch. Die Rechnung läuft in vier Schritten: Reinigungsfläche mal realistischer Leistungswert in m² pro Stunde ergibt die Zeit pro Durchgang. Diese Zeit mal deinem Stundenverrechnungssatz ergibt den Preis pro Einsatz. Der Preis pro Einsatz mal der Anzahl der Einsätze im Monat ergibt den Monatspreis. Erst danach schaust du, ob dieser Preis am Markt durchsetzbar ist – nicht vorher.

Der Stundenverrechnungssatz ist dabei die einzige Zahl, die wirklich zählt. Er enthält den Tariflohn, Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankheitstage, Material und Maschinen, Fahrtzeiten, Verwaltung, Versicherungen und deinen Gewinn. Wer nur den Stundenlohn plus ein bisschen Aufschlag rechnet, arbeitet spätestens beim ersten Krankheitsfall unter Kosten. Die vollständige Herleitung findest du im Leitfaden zum Stundensatz in der Gebäudereinigung; typische Marktpreise pro Quadratmeter zeigt die Preistabelle für Gebäudereinigung.

Angebot Gebäudereinigung: Muster zum Nachbauen

Das folgende Muster für eine Unterhaltsreinigung im Bürogebäude kannst du eins zu eins übernehmen und nur mit deinen Zahlen füllen. Es passt auf zwei Seiten – mehr braucht kein Auftraggeber, weniger wirkt unfertig.

Ein Detail wird fast immer vergessen: die getrennte Ausweisung von Sonderleistungen. Wer Grundreinigung, Glasreinigung und Bauendreinigung als eigene Positionen mit eigenem Preis führt, verkauft im Jahresverlauf deutlich mehr Zusatzleistungen – der Kunde sieht schwarz auf weiß, dass es sie gibt.

Wie lange ist ein Reinigungsangebot gültig?

Die Gültigkeit bestimmst du selbst über die Bindefrist – üblich sind 14 bis 30 Tage. Nennst du keine Frist, gilt dein Angebot unter Abwesenden nach § 147 BGB nur so lange, wie du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst. Das ist auslegungsbedürftig und damit ein unnötiges Risiko, gerade weil Lohn- und Materialkosten jährlich steigen.

Die Bindefrist hat einen zweiten, angenehmen Nebeneffekt: Sie erzeugt eine Entscheidung. Ein Angebot ohne Enddatum landet im Stapel „später", eines mit Datum bekommt einen Platz im Kalender. Wichtig ist nur, dass du die Frist auch ernst nimmst – wer nach Ablauf kommentarlos zum alten Preis liefert, entwertet das Instrument beim nächsten Mal.

Die 5 Fehler, die im Angebot Aufträge kosten

Die meisten verlorenen Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an handwerklichen Fehlern im Dokument. Diese fünf tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

1. Zu spät verschickt. Wer erst nach einer Woche liefert, konkurriert mit Anbietern, die längst ein Gespräch hatten. 24 bis 48 Stunden nach der Besichtigung sind der Maßstab.
2. Nur eine Zahl, keine Leistung. Ohne Leistungsverzeichnis wird jedes Angebot automatisch zum Preisvergleich – und den gewinnt der billigste Anbieter, nicht der beste.
3. Ohne Aufmaß kalkuliert. Wer Flächen schätzt, kalkuliert entweder zu teuer und verliert oder zu günstig und arbeitet ein Jahr lang unter Kosten.
4. Keine Bindefrist. Steigen Lohn oder Material, bist du trotzdem an einen Preis von vorgestern gebunden.
5. Kein Nachfassen. Der teuerste Fehler von allen – dazu gleich mehr.

Wie machst du aus verschickten Angeboten Aufträge?

Ein Angebot ist kein Abschluss, sondern der Beginn eines Verkaufsprozesses. Bewährt hat sich ein fester Dreitakt: kurzer Anruf nach drei Tagen mit der Frage, ob alles verständlich war, eine schriftliche Erinnerung nach zehn Tagen, ein letzter Kontakt kurz vor Ablauf der Bindefrist. Kein Drängen, nur Präsenz – der Entscheider hat meist schlicht anderes zu tun.

Genau hier gehen in der Praxis die meisten Aufträge verloren. Nicht, weil jemand zu teuer war, sondern weil das Angebot nach dem Versand niemandem mehr gehörte. Wer zehn offene Angebote im Postfach hat, verliert den Überblick über drei davon – und das sind statistisch immer die größten.

Bevor überhaupt ein Angebot entsteht, braucht es Anfragen. Welche Kanäle die verlässlich liefern, zeigt der Leitfaden Reinigungsaufträge finden. Wie du gezielt Hausverwaltungen und Büros ansprichst, steht in Gewerbekunden gewinnen. Und welche Software dir Pipeline und Nachfassen abnimmt, klärt der Überblick CRM & Software für Reinigungsfirmen. Was wir selbst für Reinigungsbetriebe übernehmen, siehst du unter Leistungen.

Häufig gestellte Fragen

Was muss in einem Angebot für Gebäudereinigung stehen?

Pflicht sind Absender mit vollständigen Firmendaten, Angebotsnummer und Datum, das Objekt mit Flächen und Nutzungsart, ein detailliertes Leistungsverzeichnis mit Turnus, der Preis netto und brutto, Umsatzsteuersatz, Bindefrist und Zahlungsbedingungen. Ohne Leistungsverzeichnis wird jedes Angebot zur reinen Preisdiskussion.

Wie kalkuliere ich den Preis für ein Reinigungsangebot?

Rechne rückwärts vom Aufwand: Fläche mal realistischer Leistungswert ergibt die Zeit pro Durchgang, Zeit mal Stundenverrechnungssatz ergibt den Preis pro Einsatz, multipliziert mit dem Turnus den Monatspreis. Der Stundenverrechnungssatz enthält Tariflohn, Lohnnebenkosten, Material, Fahrt, Gemeinkosten und Gewinn.

Wie lange ist ein Angebot für Reinigungsleistungen gültig?

Die Gültigkeit legst du selbst über die Bindefrist fest. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Ohne ausdrückliche Frist gilt ein Angebot unter Abwesenden nur so lange, wie der Absender mit einer Antwort rechnen darf. Eine klar genannte Frist schützt vor veralteten Preisen und erzeugt gleichzeitig Entscheidungsdruck.

Angebot oder Kostenvoranschlag: Was ist der Unterschied?

Ein Angebot nennt einen verbindlichen Festpreis, an den du nach Annahme gebunden bist. Ein Kostenvoranschlag ist eine fachmännische Schätzung, die im Rahmen üblicher Toleranzen überschritten werden darf, wenn du rechtzeitig informierst. Für Unterhaltsreinigung ist das Festpreis-Angebot der Standard.

Wie oft sollte ich nach einem Angebot nachfassen?

Mindestens zwei- bis dreimal: kurzer Anruf nach drei Tagen, schriftliche Erinnerung nach zehn Tagen, letzter Kontakt kurz vor Ablauf der Bindefrist. Die meisten Reinigungsaufträge gehen nicht wegen des Preises verloren, sondern weil nach dem Versand niemand mehr nachgefasst hat.

Fazit: Das beste Angebot ist das verständlichste

Ein gutes Reinigungsangebot ist kein Verkaufstext, sondern ein sauber gebautes Dokument: Objekt beschrieben, Leistung aufgelistet, Preis nachvollziehbar hergeleitet, Frist gesetzt. Wer schnell liefert, konkret bleibt und danach zweimal nachfasst, gewinnt regelmäßig gegen günstigere Wettbewerber – weil Auftraggeber Sicherheit kaufen, nicht Rabatte.

Reinigungsmarketing baut für Reinigungsunternehmen den kompletten Weg von der Anfrage bis zum unterschriebenen Angebot auf – Direktkunden, keine Ausschreibungen, exklusiv pro Region. Wer nicht monatelang testen, sondern von Anfang an mit System verkaufen will, sollte das kostenlose Erstgespräch nutzen.