Rechnung schreiben in der Gebäudereinigung: Pflichtangaben

Eine Rechnung ist der letzte Schritt eines Auftrags und der einzige, bei dem das Finanzamt mitliest. Fehlt eine der Pflichtangaben aus § 14 UStG, kann dem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen werden – und du bekommst die Rechnung zurück, statt Geld zu sehen. Dieser Leitfaden zeigt, was in eine Reinigungsrechnung gehört, wann ohne Umsatzsteuer abgerechnet wird und was ab 2027 bei der E-Rechnung auf dich zukommt.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine vollständige Rechnung braucht zehn Angaben. Sie stehen in § 14 Abs. 4 UStG und gelten unabhängig davon, ob du drei oder dreihundert Rechnungen im Monat schreibst. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht automatisch ungültig, aber der Kunde kann die Vorsteuer daraus nicht ziehen – und genau deshalb schickt eine gut geführte Buchhaltung sie zurück.

1. Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs
2. Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
3. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
6. Menge und Art der Leistung in handelsüblicher Bezeichnung
7. Zeitpunkt der Leistung beziehungsweise der Leistungszeitraum
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und vorab vereinbarte Minderungen
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
10. Bei Leistungen an Privatpersonen rund um ein Grundstück: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Zwei Punkte sind in der Gebäudereinigung besonders fehleranfällig. Der erste ist Punkt 7: Bei Unterhaltsreinigung ist der Leistungszeitraum ein Monat, nicht das Rechnungsdatum – „Unterhaltsreinigung August 2026, Objekt Musterstraße 4" ist korrekt, „Reinigungsarbeiten" allein ist es nicht. Der zweite ist Punkt 6: Eine Position wie „Reinigung laut Vereinbarung" reicht nicht aus. Objekt, Turnus und Leistungsart gehören in die Rechnung, im Zweifel mit Verweis auf das Leistungsverzeichnis des Vertrags.

Zur Frist: Gegenüber Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung abrechnen. Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – und dazu zählt Gebäudereinigung – gilt diese Sechsmonatsfrist auch gegenüber Privatpersonen. In der Praxis ist das selten das Problem; wer erst nach Wochen abrechnet, hat ein Liquiditätsproblem, kein Fristproblem.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto sieht § 33 UStDV eine Erleichterung vor. Dann genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und getrennter Steuerausweis dürfen entfallen. Für kleine Sonderreinigungen, Treppenhaus-Einzeleinsätze oder eine Endreinigung nach Mieterwechsel ist das ein spürbarer Zeitgewinn.

Zwei Einschränkungen solltest du kennen. Die Erleichterung gilt nicht, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht – also im Subunternehmerfall. Und sie gilt für die Rechnung, nicht für den Auftrag: Drei Einzelrechnungen über je 200 Euro sind Kleinbetragsrechnungen, eine Sammelrechnung über 600 Euro ist es nicht. Wer regelmäßig knapp unter der Grenze abrechnet, sollte trotzdem eine Rechnungsnummer vergeben, allein um die eigene Zuordnung nicht zu verlieren.

Rechnung als Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 liegen die Grenzen bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Auf die Rechnung gehört dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung – zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle übrigen Pflichtangaben bleiben bestehen.

Der teuerste Fehler in dieser Konstellation ist ein versehentlich ausgewiesener Steuerbetrag, etwa weil eine alte Vorlage weiterverwendet wurde. Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet sie dem Finanzamt trotzdem – korrigieren lässt sich das nur über eine Rechnungsberichtigung. Wer gerade erst startet, findet den Rahmen dazu in unserem Leitfaden zur Gründung einer Reinigungsfirma.

Reverse Charge nach § 13b UStG

Das ist die Regel, die in der Gebäudereinigung am häufigsten übersehen wird. Nach § 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über, wenn du Gebäudereinigungsleistungen an einen Unternehmer erbringst, der selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt. Der typische Fall: Du arbeitest als Subunternehmer für einen anderen Reinigungsbetrieb. Dann steht auf deiner Rechnung kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Nachgewiesen wird das über eine Bescheinigung des Finanzamts (Vordruck USt 1 TG), die dein Auftraggeber dir vorlegt. Erbringt er selbst keine Reinigungsleistungen – etwa eine Hausverwaltung, ein Bürovermieter oder ein Industriebetrieb –, rechnest du ganz normal mit Umsatzsteuer ab. Zur Nummer 8 zählen unter anderem Innen- und Außenreinigung von Gebäuden, Fassaden- und Fensterreinigung, Dachrinnenreinigung sowie Bauendreinigung; für Bauendreinigung im Rahmen von Bauleistungen kann zusätzlich die Regelung für Bauleistungen greifen. Wer in dieses Feld einsteigt, sollte den Einstieg in die Bauendreinigung deshalb steuerlich mit dem Steuerberater vorbereiten.

Warum das so wichtig ist: Weist du in diesem Fall Umsatzsteuer aus, schuldest du sie – dein Auftraggeber bekommt dafür aber keinen Vorsteuerabzug. In der Praxis führt das zu Rückfragen, korrigierten Rechnungen und verschobenen Zahlungen. Ein Feld „Reverse Charge" in der Kundenakte, das bei jeder Rechnung automatisch greift, erspart genau diese Schleife.

Steuerbonus für Privatkunden ausweisen

Privatkunden können 20 Prozent der Arbeitskosten haushaltsnaher Dienstleistungen von der Steuerschuld abziehen, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a EStG). Voraussetzung: Es liegt eine Rechnung vor und der Betrag wurde unbar auf ein Konto gezahlt. Barzahlung schließt die Ermäßigung aus – auch mit Quittung.

Für dich heißt das zweierlei. Erstens: Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten getrennt von Materialkosten ausweisen, sonst kann der Kunde den Anteil nicht geltend machen. Zweitens ist das ein Verkaufsargument, das nichts kostet. Bei einer Fensterreinigung für 300 Euro, von denen 260 Euro auf Arbeit entfallen, holt sich der Kunde 52 Euro über die Steuererklärung zurück. Ein Satz dazu auf der Rechnung – „Im Rechnungsbetrag sind Arbeitskosten in Höhe von 260,00 € enthalten (§ 35a EStG)" – wird von Privatkunden regelmäßig positiv aufgenommen, weil kaum ein Anbieter daran denkt.

Ergänzend gehört bei Privatkunden der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in die Rechnung: Bei Leistungen rund um ein Grundstück muss der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Ein Standardsatz in der Fußzeile erledigt das dauerhaft.

E-Rechnung: was ab 2027 gilt

Im inländischen B2B-Geschäft ersetzt die strukturierte elektronische Rechnung schrittweise Papier und PDF. Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Versenden gelten Übergangsfristen: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028 (IHK München).

Wichtig ist der Unterschied zwischen „elektronisch" und „E-Rechnung". Ein PDF im Mailanhang ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Für Privatkunden ändert sich nichts: An Verbraucher darf weiterhin ganz normal in Papier oder als PDF abgerechnet werden.

Zahlungsziel, Verzug und Aufbewahrung

Ein Zahlungsziel gehört auf jede Rechnung, auch wenn der Vertrag es schon regelt. Ohne Vereinbarung tritt Verzug nach § 286 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein; gegenüber Verbrauchern nur, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wurde. Ab Verzug fallen Verzugszinsen an, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro. In der Praxis bewährt sich ein kurzes Ziel: 14 Tage netto bei Neukunden, 30 Tage bei Bestandskunden mit Rahmenvertrag.

Bei den Aufbewahrungsfristen hat sich zuletzt etwas geändert: Rechnungen als Buchungsbelege müssen nach § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Elektronisch empfangene Rechnungen sind auch elektronisch und unveränderbar zu archivieren – der Ausdruck allein genügt nicht. Wer Rechnungen aus einem System heraus schreibt, hat diesen Punkt meist automatisch gelöst.

Der praktische Engpass ist in den meisten Reinigungsbetrieben aber weder Paragraf noch Format, sondern der Zeitpunkt. Rechnungen, die erst am Monatsende zwischen zwei Objektterminen geschrieben werden, gehen später raus, werden später bezahlt – und einzelne Leistungen tauchen gar nicht erst auf, weil der Zettel im Auto liegen geblieben ist.

Sauber gerechnet wird übrigens vor der Rechnung: Ein Angebot, das Leistungen und Turnus eindeutig beschreibt, macht die spätere Abrechnung fast automatisch korrekt. Wie ein solches Angebot aufgebaut ist, zeigt unser Leitfaden zum Angebot in der Gebäudereinigung, und welche Punkte im Vertrag dahinterstehen sollten, steht im Beitrag zum Reinigungsvertrag.

Häufig gestellte Fragen

Welche Angaben muss eine Rechnung im Reinigungsbetrieb enthalten?

Pflicht sind nach § 14 UStG Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bis zu welchem Betrag reicht eine vereinfachte Rechnung?

Bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dann genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Bei Reverse Charge gilt die Erleichterung nicht.

Wann rechnet man in der Gebäudereinigung ohne Umsatzsteuer ab?

Zwei Fälle sind typisch. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Und bei Reinigungsleistungen an Auftraggeber, die selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringen, geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über.

Worauf sollte man bei Rechnungen an Privatkunden achten?

Bei Leistungen rund um ein Grundstück muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten gestellt werden und einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden enthalten. Außerdem lohnt es sich, Arbeits- und Fahrtkosten getrennt auszuweisen: Nur darauf gibt es die Steuerermäßigung nach § 35a EStG.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Reinigungsbetriebe?

Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung.

Fazit: Die Rechnung entscheidet über die Liquidität

Eine korrekte Rechnung ist kein Verwaltungsakt, sondern der Moment, in dem aus geleisteter Arbeit Geld wird. Zehn Pflichtangaben, ein sauber benannter Leistungszeitraum, der richtige Umgang mit Reverse Charge und ein Zahlungsziel, das kurz genug ist – mehr braucht es im Alltag selten. Wer zusätzlich die Arbeitskosten für Privatkunden ausweist und rechtzeitig auf ein E-Rechnungsformat umstellt, hat die nächsten Jahre abgedeckt.

Reinigungsmarketing sorgt für den Teil davor: genug Anfragen und Aufträge, damit sich die Frage nach schnellerer Abrechnung überhaupt lohnt. Direktkunden statt Ausschreibungen, exklusiv pro Region – im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo dein Auftragsfluss gerade hakt.